Dernière Partie
Dynamiser et faire grandir ses collaborateurs

Rôle et Mission

Dans mes deux précédents articles j’ai voulu prendre le temps de poser une nouvelle fois les bases des rôles et les missions du manager éthique du 21 ème siècle.

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Dynamiser son équipe ?

La Dynamique d’une équipe est le moteur principal du passage à l’action !

Attention la dynamique d’équipe est comme tout mouvement… Il a besoin d’un apport constant d’énergie pour perdurer et s’amplifier ..

Dans cet ultime volet, je vais mettre en avant pourquoi le manager est d’une importance extrême dans la dynamique de son équipe !

Il n’y a pas de dynamique d’équipe sans un manager qui n’ait pas une équipe motivée , et bien structurée !
La puissance de cette dynamique est directement liée à la confiance qu’octroie les collaborateurs d’une équipe envers son manager !
Cette confiance est le résultat d’une écoute active et empathique, d’une délégation forte et accompagnée, mais s’appuie aussi sur les capacités que peut démontrer le manager dans sa vision de l’avenir et comment atteindre les objectifs de l’équipe, en apportant toujours plus de valeur à celle-ci

Les personnes ayant lu cet article ont aussi lu : Réussir Sa Réunion Hebdomadaire –
Ainsi que : Osez La Réunion En Liberating Sructures
Ou encore : Animez Mieux Avec La Méthode FISH BOWL
Et : Transparence : Troisième Piller Du Management Éthique

Comment Dynamiser son équipe !

Rappel important

Chaque collaborateur doit être dynamiser pour que l’équipe soit dynamisée.
C’est pour cela que votre relation avec chacun de vos collaborateurs est si importante, sans cela vous aurez au mieux une partie de votre équipe qui sera dynamisée, mais elle sera freinée par le reste des collaborateurs restés en dehors de cette dynamique

1-Dynamiser individuellement :

Il existe plusieurs leviers pour dynamiser et faire grandir son équipe , ils doivent être actionnés ensembles ou individuellement en fonction des circonstances et des bénéfices que l’on peut en attendre:
– Les faces à faces , qui sont des moments privilégiés, et qui vous permettent de vous concentrer sur une seule personne à la fois et de ne pas être potentiellement pollué par les interventions d’autres personnes. Les EIA ( Entretiens Individuels Annuels) sont des moments précieux pour dynamiser ou re-dynamiser des collaborateurs en s’appuyant sur des faits chiffrés passés, et sur les attentes de votre collaborateur.
– Définir ensemble les objectifs est un levier fort, qui au final s’il est bien utilisé lors d’un EIA, ou autre face à face. En effet votre collaborateur, pour autant qu’il ait confiance et vous et qu’il se sente écouté et respecté, aura très souvent envie de fixer avec vous des objectifs réalistes et souvent particulièrement ambitieux .
Par expérience, j’ai dû au final modérer les ardeurs de mes gladiateurs, qui se sentaient souvent la force de combattre seul une armée ! Ici encore la connaissance de vos collaborateurs et leurs modes de fonctionnement sont primordiaux, pour freiner les « dominants et/ou Influents » et booster les « Stables et Consciencieux » ( relire mes articles sur DISC en cliquant sur le titre : Comment Utiliser : DISC ? Et Mieux Communiquer !)
–S’accorder sur un plan d’action , ce qui veut dire être d’accord l’un et l’autre sur les stratégies et actions à mettre en oeuvre pour atteindre les objectifs sur lesquels nous sommes tombés d’accord précédemment ! A ce stade il faut prendre son temps.
Mon conseil est de réaliser avec chaque collaborateur les 2 précédentes étapes et ensuite de reprendre en face à face pour finaliser le plan d’action–
Vous pouvez en effet être confronté à des problématiques pour réaliser l’ensembles des objectifs d’une équipe qui pourraient ne pas apparaître en les traitants individuellement ( manques de ressources internes, capacités de productions saturées, volonté de promouvoir telles gammes au détriment d’une autres…)

2-Votre plan d’action :

Vient maintenant le moment de compiler les objectifs individuels et d’en faire un plan d’action cohérent, rationnel, en phase avec les objectifs que l’on vous a fixer , ou encore mieux que vous comptez présenter à votre management.
Pour ma part, j’ai toujours obtenu de mon N+1, d’avoir une grande latitude de mouvement pour atteindre des objectifs ambitieux.
J’ai toujours milité auprès de mes N+1 pour que ce soit mon équipe et moi, qui définissions le premier jet des futurs objectifs, du fait que nous connaissons parfaitement le terrain et les contextes des affaires.
Ensuite nous débattions et avons négocié le budget final, tant en ventes qu’en moyens alloués pour y parvenir.

1. compiler par gamme de produit les volumes discutés avec le collaborateurs : savoir les volumes annuels et les ventiler en fonction de votre mensualité de vente actuelle
2. vérifier les capacités de productions par gammes suite à la compilation : rien de plus désastreux que de s’apercevoir trop tard que certaines lignes de productions n’accepteront jamais les volumes annoncés même en prenant une marge de sécurité – Ne pas le faire vous décrédibilise auprès de votre équipe et de votre N+1 -Si c’est le cas revenir individuellement vers vos collaborateurs et revoyez ensemble vos copies – Car en + vous pourriez avec des lignes saturées ( non satisfaction des clients et des collaborateurs ) mais en + des lignes peu chargées ( mécontentements internes garantis)
3. s’assurer que l’évolution des ventes prévues soit en phase avec celle du marché : sinon vous risquez de tirer des plans sur la comète !
   C’est de votre ressort, que de connaitre les tendances du marché, il existe maintenant de nombreux outils gratuits ou payants vous donnant ces informations.
   Attention aussi au cycle de vie de vos produits, est-il nécessaire de jeter toutes ces forces dans des produits en déclin ( rappel : les 4 phases : le lancement >> la croissance >> la maturité >> le déclin ), car au-delà des ventes on vous demandera des niveaux de marges, surtout si votre budget comporte des investments ( RIO inférieur à 12 mois est souvent ce que demande les entreprises )
4. Trouver un accord de budget avec votre propre hiérarchie , est impératif pour que vous puissiez mettre sur papier le plan d’action que vous présenterez à votre équipe.
   Rien de pire que d’y aller la fleur au fusil, d’obtenir l’aval de l’équipe et de devoir revenir la queue entre les jambes après le refus de la direction générale ! C’est du temps perdu, de la crédibilité et de la confiance qui s’effrite et c’est de la dynamique en moins ! Le temps est un facteur négatif pour la dynamique de votre équipe, car le temps qui passe laisse penser qu’il y a du flottement, des incertitudes, des non dits… Ce qui es néfaste, alors soyez pro et avancez avec des cartouches sures et éprouvées , pas des envies et des souhaits pieux !

3– Dynamiser l’équipe :

C’est fait votre plan est cohérent entre les attentes de votre direction et ce que votre équipe peut faire !

Bravo c’est un bon travail, le reste est finalement plus facile , car c’est avant tout de la mise en forme de la communication !

Réunion de présentation du plan d’action :

Le moment est venu d’officialiser et de mettre en place un plan d’action d’équipe tenant compte des éléments que vous avez récoltés, des adaptations que vous avez été amené à faire pour coller aux contraintes et besoins de l’entreprise.
Cette réunion doit sceller ce qui a été dit, négocié et amendé !
Cette réunion ne doit pas être l’occasion d’une remise en cause globale, mais peu accepter quelques légères modifications destinées à rendre le global encore plus cohérent.

Attention DANGER !
Bien préparer votre réunion !

Vous l’aurez compris, bien préparer cet ultime étape est important !
CE que vous risquez si vous ne prenez pas le temps de bien travailler votre sujet :

• Revenir quasiment à la « case départ« .
• Voir apparaître des doutes, des objections liées au flou , alors que tout semblait cadré.
• Donner une impression d’amateurisme, ce qui engendrera des craintes, des oppositions, et des attitudes négatives.
  Dans certains cas le fait de laisser flotter les choses peut littéralement casser une dynamique pourtant forte !
• De voir vos soutiens se défiler, méfiants qu’ils sont devenus à la vue d’un plan d’action léger, voir bâclé !
  On ne soutient une personne et un projet que si on a la profonde conviction que celle-ci est capable quoi qu’il puisse arriver de nous porter avec elle à son sucés !
  Si le flou s’installe comment espérer conserver le soutien inconditionnel de toute ou partie de l’équipe ?
• De voire votre propre direction et votre N+1 perdre confiance dans vos propres dires et plans d’actions !
  C’est une réunion de lancement qui synthétise les travaux réalisés en face to face et en petits comités !
  Elle se doit d’être parfaitement montée, pour confirmer ce qui à été vu, et pas débattre de tel ou tel point du plan d’action ( sauf si ce point revêt un accord du groupe dans son ensemble et qu’il ne remet pas en cause les fondements du plan d’action en lui-même )

Les points clés de votre réunion:

Les personnes ayant lu cet article lisent aussi :

cliquez sur le titre Réunion Utile Et Efficace : La Méthode

• Réunir toutes les personnes et seulement les personnes concernées par la mise en place de votre plan d’action, y compris votre N+1 si celui-ci est demandeur. Dans ce cas bien expliquer à toute l’équipe avant la réunion de l’intérêt porté par la direction générale, qu’il ne puisse s’installer une suspicion de contrôle ou pire de perte de contrôle de leur manager… vous ! Bien rappeler que c’est à votre demande que la DG est présente et qu’elle est parfaitement au courant du plan d’action qu’elle a validé !
• Interdisez toute présence de collaborateurs non impliqués dans l’application de ce plan d’action. Vous devrez bien entendu faire une réunion »plénière » pour expliquer à toutes et tous les objectifs pour l’année à venir, mais pour ce qui est du plan d’action réservez-le uniquement à ceux et celles qui devront contribuer à sa réalisation. Cela évite des remarques parasites , bien que souvent bienveillantes de personnes non concernées directement et qui n’ont pas le niveau d’information nécessaire à se faire une juste opinion! D’autant plus si votre DG est présente, certains aimant particulièrement se faire « mousser » lors de ces réunions dont ils ne sont pas parties tenantes dans l’aboutissement du plan d’action !
• Bien positionner cette réunion et la planifier à l’avance :
  • Objectifs de la réunion : Mise ne place du plan d’action année N..
  • Rappel du caractère obligatoire de la présence de chaque personne à cette réunion
  • Liste exhaustive des personnes convoquées ( si des personnes d’autres services sont necessaries, s’assurer impérativement que les N+1 en soient averti à temps et qu’ils aient donné leur leur vert)
  • Date + heure lancement et fin ( je conseille les horaires 10h00 / 13h00 + déjeuner ensemble , l’après-midi nous sommes moins attentifs et avons souvent plus de contraintes )
  • Si déjeuner penser à réserver une table et des menus fixes avec les variantes en fonction des habitudes alimentaires de chacun ( vegan – sans porc – végétariens … )
  • Lieu et N° de la salle
  • Documents à apporter
  • Réunion sans PC et Smartphones ouverts à préciser que chacun puisse prévenir de sa non joignabilité ( d’où impérativité de respecter les horaires ) – Passage en mode AVION impératif ! Et ce y compris pour la DG qui comme vous doit donner l’exemple !
• Ordre du jour :
  • Il se doit d’être d’une précision « Suisse », minuté et clair.
  • lister les intervenant et s’assurer avec eux que le temps alloué est maîtrisé.
  • Il est souvent nécessaire de faire une répétition individuelle avec chaque intervenant pour valider : contenu et timing.
  • Uniquement le plan d’action doit y être traité, bien se mettre d’accords avec votre N+1 qu’aucun autre sujet ne sera abordé autre que ceux mis dans l’ODJ ! 😱
• Prenez soin d’avoir un matériel parfaitement opérationnel
  • salle de réunion adaptée libre et réservée
  • nombre de chaises et tables suffisantes
  • plan de table préparé et figé ( important de bien disposer les collaborateurs pour une écoute plus forte et impliquée)
  • PC et vidéo projecteurs fonctionnant
  • température adaptée – ni trop chaud – ni trop froid
  • Boissons – tasses -verres – fruits ( pas de gobelets ) café -thé et eaux minérales en quantité suffisante
  • paperboard et crayons fonctionnant
  • tableau blanc propre et crayons fonctionnant
  • ODJ imprimé , cela évite d’avoir à ouvrir les PC et/ou Smartphones !
  • Documents essentiels , cela évite d’avoir à ouvrir les PC et/ou Smartphones !
• Soyez clair dés l’introduction de la réunion, sur l’objectif de cette réunion : VALIDER ET PLANIFIER ce qui a été discuté et négocié lors des réunions précédentes en groupes et individuellement !

Déroulement de votre réunion :

1. Accueillir chaque participant et le placer ( plan de table)
2. Fermer les portes à l’heure prévue, tant pis pour les retardataires
3. Lancer la réunion à l’heure prévue
4. Remercier chaque participant en finissant toujours par la DG si présente
5. Rappel des règles de fonctionnement de la réunion ( Pc et Smartphones)
6. Rappeler le caractère primordial de cette réunion, qui est la conclusion d’un travail individuel et de groupe intense menant à la mise en place officielle ce jour du plan d’action de l’année N.. .
7. Qu’à l’issue de cette réunion, le plan sera mis en oeuvre immédiatement
8. Faire si besoin tour de table pour présenter aux autres collaborateurs nouveaux arrivés ( rapide 1-2 mm par intervenant – à prévoir dans le timing de la réunion)

Le contenu de votre réunion :

Première partie de réunion

1. Rappel du contexte de l’entreprise : 10 mm ( volumes – CA -Marges -gains et perte de clients – acquisitions – investissements )
2. Rappel du contexte économique dans lequel travaille l’entreprise : 5 mm
3. Court rappel des étapes ayant mené à ce plan d’action : 5 mm
4. Rappel du consentement de la DG pour ce PA : 5 mm
5. Présentation de la situation Future vs situation actuelle 10 mm
6. Valider que tout l’auditoire est bien compris 10 mm
7. Pause de 10 mm ( soit +/- une heure d’écoulée) préciser l’heure de retour impératif

Seconde partie de réunion :

1. Rappel des règles de fonctionnement
2. Présentation des étapes du plan 15/20 mm
3. Rappel du rôle de chacun dans ce plan 10/15 mm
4. Valider que tout le monde ait compris 10/15 mm
5. Lancer tour de table pour que chacun exprime ce que ce plan va apporter à son secteur + les points à éclaircir : 10 mm max par participant
6. Noter sur un paperboard ce qui pose question en indiquant que cela sera repris en fin de réunion –NE PAS LANCER DE DÉBATS CONTRADICTOIRES
7. Remercier chaque intervenant
8. Répondre si cela est possible aux questions sur paperboard : 20 mm
   • barrer tout hors sujet
   • barrer tout sujet déjà validé et le repréciser
   • répondre aux questions techniques ou de pratiques ( 2/3 mm par thème) puis barrer
   • S’engager à répondre aux questions restantes sous 2 jours, sauf si elles viennent en contradiction du plan : Dans ce cas indiquer que les réunions précédentes ont eu pour but de lever les objections, et que le plan ne changera pas ! puis barrer
9. Présentez vous conclusions de cette réunion en félicitant les participants et en les rassurant 10 mm
10. Intervention de la DG pour clore la réunion 10 mm
11. Déjeuner

Les personnes ayant lu cet article lisent aussi :

cliquez sur le titre : Comment Se Faire Respecter ?

Conclusions :

La dynamique d’une équipe c’est sa capacité à se mettre, être et rester en mouvement, vers un objectif personnel faisant partie d’un objectif collectif !
Seule votre propre confiance en vous et vos collaborateurs peut entretenir et augmenter cette dynamique !
mettez de la cohérence, de l’écoute , de l’empathie, et bon esprit de synthèse le + objectif possible et vous aurez une belle équipe dynamique et qui soutiendra ceux et celles dont le dynamisme pourrait à un moment ou à un autre fléchir !
Évitez les grandes envolées lyriques, les plans à 5-10-15 ans aussi mirobolants qu’improbables, la dynamique a besoin de carburant chaque jour pas dans 5-10-15 ans !
soyez le 1er convaincu des plans d’actions que vous portez, sinon comment vos collaborateurs pourraient y croire eu aussi ?

J’ai beaucoup apprécié ce livre de Philippe Ramond : Animer et dynamiser ses équipes commerciales car il est particulièrement bien construit et structurera vos actions .

Fin ce cette série de 3 articles sur les rôles du manager

Article 1 ( cliquez sur le titre) : Manager : Quelle Est Votre Mission 1/3 ?

Article 2 ( cliquez sur le titre) : Manager : Quelle Est La Mission D’un Manager 2/3 ?