Utile et efficace doit être toute réunion !

La problématique :

C’est souvent une réelle douleur pour de jeunes managers que de préparer et de diriger une réunion quel qu’en soit le but et/ou la durée!

Il y a en effet beaucoup de pièges à éviter, et si vous vous sentez un peu fragile, vous pouvez vous retrouver en grandes difficultés face à des collaborateurs qui peuvent parfois en profiter pour essayer de « plomber » votre leadership !

Qui ne s’est pas posé la question : comment rendre une réunion utile et efficace ?
Vous, moi, tout les managers se posent à un moment ou à un autre cette question !
il est cependant pas toujours facile d’apporter une réponse pertinente !

Qui n’a pas vécu en tant qu’animateur ou participant ces réunions insipides où le seul challenge est de ne pas se faire attraper lorsque l’on regarde ses messages sur son smartphone !

Posez vous dés maintenant cette question :

Qu’est-ce que je n’ai pas aimé dans ces réunions, et vous aurez déjà une bonne partie des clés pour réussir une réunion utile et efficace !

• Quelles attentes avais-je en entrant dans telle ou telle réunion ?
• Me sentais-je concerné en tant que participant invité ?
• Quelles furent mes frustrations ?
• Ais-je eu le sentiment de perdre mon temps ?
• Quelles informations ais-je eu pré et post réunion ?
• Ais-je eu le sentiment de perdre mon temps ? et En quoi ?
• Qu’ais-je pensé de l’animateur ?
  • Préparation
  • ODJ
  • respect du timing
  • charisme
  • participation
  • matériel
  • engagement
  • maintien de l’ordre
  • ….
• Comment ais-je communiqué avec mes autres collègues après cette réunion ?
• Comment ais-je communiqué avec l’animateur ou mon manager après cette réunion ?
• mes 3 principales critiques :
  1. Sur l’organisation
  2. Sur le fond
  3. Sur la forme

Et maintenant ….

Vous avez pris le temps de vous replonger dans des réunions qui ne vous ont pas plut du tout, mais alors pas du tout !
Vous commencez à comprendre les mécanismes qui tuent les réunions !
Allons de l’avant !

Une méthode simple en 10 points :

Réunion Utile Efficace !

C’est justement pour ne pas se retrouver à la RUE au sens propre et figuré que j’ai mis en place cette méthode simple, utile et efficace pour rendre aux réunions leur vraie place dans les entreprises où j’ai sévis

En fait , manager une équipe, une entreprise, une réunion, ou …. soit même est un peut toujours la même chose !

Une histoire de RESPECT de soi et de ses collaborateurs !

Une étude réalisée par la CEGOS auprès de milliers d’employés participants régulièrement à des réunions à fait ressortir que les participants, et les animateurs ressent souvent … à plus de 72% , un sentiment de NON respect de leur personne durant 62% des réunions qu’ils subissent ( c’est le terme qui revient le plus souvent ….)

10 points à vérifier avant chaque invitation à une réunion :

Ps: je vous mets se document
« rUe » à télécharger en cliquant ici

1. l : Bien définir ce qu’est cette réunion
   • Un EMAIL ne serait-il pas suffisant
   • La fréquence devrait avoir cette réunion
   • Réunion ponctuelle, récurrente
   • Mes collaborateurs ont-il émis des critiques lors de précédentes réunions, et si oui lesquelles!
   • Qu’est ce que j’ai ressenti dans des réunions qui ont bien tournées et dans des réunions fades !
   • Réunion de suivi, de lancement, de crise
     ( cliquez ici pour lire mon article  » Je dois organiser une réunion de crise ! » ainsi que  » Osez la réunion en Liberating Sructures  » )
   • Le conseil :
     • Ne faites des réunions que si elles permettent de faire avancer des points de blocages, ou si elles contribuent à la bonne transmissions de l’information, et donc au développement de votre entreprise, ainsi vos réunions se mobilisatrices et participatives !
     • Ne déclencher aucune réunion sans avoir validé les 9 autres points qui suivent
2. Quels points clés pour l’ordre du jour dois-je poser ?
   • C’est la règle d’or , le saint Graal , tout comme Bill Gates dit :  » le contenu est roi », l’ordre du jour parfaitement rédigé est lui aussi ROI !
   • L’ordre du jour se doit d’être CLAIR, valable, compréhensible et intéressant, pour tous les participants … et pour vous-même !
   • Faites des thèmes principaux , mais pas trop, en prenant le soin que l’ensemble de ces thèmes aient des buts communs, pour ne pas diluer l’attention et pour ne pas être obliger d’inviter toute l’entreprise !
   • Pour chaque thème principal mettre indiquez ce que la réunion doit apporter comme solutions ! ( faire des puces dans votre PPT )
   • Parlez-en à vos collaborateurs, et validez qu’ils seront potentiellement disponibles… Respect !
   • Le conseil :
     • Si vous avez le sentiment que , votre ODJ n’est pas irréprochable ,n’allez jamais plus loin, prenez plus de temps, demandez à vos collaborateurs ce qu’ils en pensent, ce qu’ils voudraient que l’on aborde et pourquoi ( cliquez ici pour lire ou relire : la force du pourquoi )
     • Jouez la carte de la transparence et de la collaborative en envoyant un EMAIL présentant votre « projet » de réunion, et prenez le temps d’appeler ou mieux de rencontrer les destinataire pour valider les points de cette réunion, utile et efficace !
3. Qui doit venir, qui ne doit pas venir ?
   • Choisir c’est renoncer, mais ne renoncez pas de choisir !
   • Pas facile de bien faire son plan de table de réunion, et ce n’est pas qu’un gentil jeux de mots, car bien inviter c’est aussi accepter de faire des déçus , voir des envieux!
   • N’oubliez jamais que trop de participant tuent une réunion ( exception peut-être faite des réunions d’informations, et encore )
   • Attention aussi aux conflits personnels et aux conflits inter-services, une réunion peut sombrer dans des règlements de comptes apparents ou cachés , et c’est à vous de bien définir qui est compatible avec qui et pourquoi !
   • Le conseil :
     • Si vous avez le sentiment qu’il puisse y avoir des frustrations, prenez le temps d’en parler avec les collaborateurs concernés, et rappelez leurs que des réunions sans intérêts personne n’en veut ! Et qu’ils seront conviés à des réunions où leurs connaissances et leur savoir faire seront plus valorisés !
     • Évitez autant que possible d’inviter trop de personnes d’un même service, un représentant compétent sera plus utile qu’une cohorte. Cela désorganise trop les services, et on pourrait bien vous le reprocher
     • Doivent participer, toute personne qui est en capacité d’apporter des solutions ou des informations essentielles à la résolutions d’un ou plusieurs points de la dite réunion ( d’où l’importance d’un ordre du jour précis et maîtrisé qui ne mélange pas tout ! )
     • Bien cerner qui sont les vrais décisionnaires, et ce ne sont pas forcément les plus…. gradés !
4. Comment commencer et finir à l’heure ? RESPECT
   • Chaque collaborateur ayant ses impératifs dans l’entreprise mais aussi dans sa vie personnelle , il vous est impératif de cadrer parfaitement votre entrée et sortie de réunion!
   • Soyez le plus professionnel de tous , en tant qu’organisateur, soyez présent sur les lieux 10/15 mm avant tout le monde et préparez votre salle, votre matériel, et mettez-vous dans l’ambiance !
   • Le conseil :
     • Ne perdez pas de temps, dés que l’heure de début de réunion à sonner, attaquez direct!
     • Les retardataires, laissez-les se décrédibiliser en agissant comme suit :
       • fermez les portes de la salle et débutez votre réunion utile et efficace, sans eux, ils prendront le chemin en marche
       • Ne prenez pas la peine de relever quand ils arrivent, se sera éventuellement un sujet à traiter post réunion , sinon vous perdrez du temps à écouter, leurs 100 000 bonnes excuses !
       • Ce n’est absolument pas du mépris, c’est du respect pour ceux qui ont fait l’effort d’arriver à l’heure !
       • Soyez attentifs à bien gérer l’horaire de sortie de réunion, vos participants vous en seront reconnaissant et apprécieront que vous les respectiez, ils ont certainement une occupation importante après cette réunion!
       • Réunion pas terminée, excusez-vous en et voyez comment programmer la suite, mais avec un public plus restreint
       • De même si vous sentez que des participants ne pourront intervenir sur des sujets pour lesquels vous les aviez mobilisés , libérez-les en vous excusant de ce contretemps, tout le monde le comprendra et vous en sera reconnaissant
5. Que mettre en place pour bien gérer le timing ?
   • Pas toujours simple pourtant c’est encore un impératif incontournable pour réussir une réunion utile et efficace !
   • Prenez encore une fois, le temps de réfléchir, combien de temps ce point similaire m’avait pris de temps dans une réunion précédente ?
   • Attention à ne pas frustrer des personnes en refusant des sujets mêmes connexes, soyez explicite et rigide en rappelant les objectifs de cette réunion ( l‘ordre du jour est ROI )
   • Le conseil :
     • Quand vous faites des réunions, prenez le temps de noter par point aborder le temps investi, en créant une base de données vous aurez des repaires …. pour la prochaine réunion !
     • Soyez présent, et recentrez avec douceur tout débat qui dévie, en rappelant à toutes et tous, que nous devons respecter des horaires et avancer dans la résolutions des points proposés.
     • Des points surgissent, super ! Notez-les et engagez vous à ce qu’ils soient traités… dans une future réunion utile et efficace !
6. Outils à fournir pour la prise de notes ?
   • Combien de réunions, ne font pas l’objet d’une prise de notes circonstancielle ? 😈
   • Quel dommage et quel manque de RESPECT pour tous ceux qui ont émis des idées, des solutions
   • Noter et partager sera une façon très professionnelle de valoriser le travail fourni !
   • De plus avec du recul, des propositions, des idées qui peuvent paraître au 1er abord farfelues ou non avenues, peuvent trouver un échos favorable et contribuer à la résolution de bien des problématiques …. La nuit porte conseil ! Les notes aussi 😊
   • Le conseil :
     • Demandez à plusieurs participants de prendre des notes , en leur affectant un chapitre de l’ordre du jour à chacun pour diluer le travail
     • Pensez à ne pas mobiliser toujours les mêmes personnes… de bonne volonté !
     • Prévoyez des « post it » et des « paperboard » pour pouvoir écrire et récupérer les documents après, ce sont des supports qui attisent la créativité et stimulent le groupe !
7. Quel temps attribuer aux questions ?
   • Respect de nouveau
   • Vous avez vos items, mais avez vous conscience que cette réunion peut-être aussi l’occasion d’aborder d’autres points ?
   • Le conseil :
     • Pensez à toujours conserver dans votre ordre du jour, une plage de temps, à la fin de la réunion, mais avant la conclusion, pour aborder des points que vos participants désirent voir abordés
     • Ne pas le faire engendrera de la frustration alors soyez prévenant !
     • Prenez note et laissez le temps imparti les participants s’exprimer, pour autant que cela restent quand même dans un périmètre proche des items de la réunion!
     • Ne débordez jamais, mais par contre notez et engagez vous à mettre en place de quoi y répondre, et pourquoi pas une nouvelle réunion utile et efficace ?
8. Comment formuler les actions post réunion ?
   • Vous pouvez parlez et débattre durant des heures, des journées sans que rien n’avance au final
   • C’est d’ailleurs une « maladie » Française, de ne pas poser les actions à mener post réunion! Aux USA , en Angleterre , ou encore en Russie, aucune réunion ne sa termine sans un vrai plan d’action !
   • Le conseil :
     • A chaque fin de réunion posez clairement les suites à donner à celle-ci :
       • Les mesures qui doivent être prises
       • Les deadlines
       • Les collaborateurs en charge de l’accomplissement de celles-ci
       • Les résultats attendus
     • Bien valider qui fait quoi et pourquoi, ayez le consentement des acteurs, ne passez pas en force !
9. Quels indicateurs pour évaluer l’efficience de ma réunion ?
   • Tout doit se mesurer, de la façon la plus objective qui soit, cela vous aidera à bien comprendre ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré !
   • Est-ce que cette réunion fut productive au sens du terme est-ce qu’elle a apporté du plus, de la cohésion, de l’engagement, des idées de solutions….
   • Le conseil :
     • Y a t’il eu des défaillances dans les participants, et selon vous quelle en fut la cause ? Prenez le temps d’en discuter avec eux, si vous sentez qu’ils n’avaient en fait aucune envie de venir !
     • Prenez le temps de valider que vous avez bien pu aborder les points mentionnés dans votre ordre du jour de votre réunion utile et efficace !
     • J’ai personnellement testé et mis en place deux actions dans mes réunions :
       • Un tour de table en clôture de réunion, demandant à chacune et chacun de donner 1 point + et 1 point- , rien de plus, et surtout aucun commentaire ni jugement de ma par ou de tout autre participant
       • Parfois un mail de « sondage »
         1. ce qui vous avez le + aimé
         2. ce qui vous avez le – aimé
         3. Une proposition d’amélioration
       • Vous n’imaginez pas comme vos collaborateurs sont prêts à vous aider et à participer à l’amélioration des réunions !
10. Le mail de synthèse… et d’actions
    • Encore et toujours… une marque de respect !
    • Vos participants méritent bien une synthèse, qui leur permettra aussi de bien voir s’ils ont compris ce qui a été évoqué !
    • Vous seriez surpris de constater combien d’incompréhensions apparaissent entre ce qui est dit, entendu, interprété et compris dans un réunion ! 👀
    • Le conseil :
      • La structure du mail construisez la et utiliser dans la mesure du possible toujours la même !
      • Vos collaborateurs s’y habitueront et liront encore plus facilement votre synthèse
      • Évitez de sous-traiter ou de déléguer, car ce mail doit refléter votre personnalité, c’est vous l’animateur !
      • Collectez et mentionner les personnes ayant contribuer, par …. respect
      • Mais surtout assurez vous que les missions soient clairement définies et affectées, les deadlines sont elles aussi impératives ( on peut y inclure des étapes intermédiaires)
      • Pensez à relancer régulièrement en post réunion… sinon cette réunion, même parfaitement utile et efficace n’aura servie à rien ! 🤢

Voila tout est dit….

Non bien sur il y aura toujours à dire et écrire sur les réunions….

Aujourd’hui :

Savoir communiquer pour réussir ses réunions Fournitures diverses – écrit par Frachon Carol et Michel Barreau