CODIR Comité de direction –Présence obligatoire

Beaucoup d’entre vous me sollicitent sur la question des CODIR et comment bien s’y intégrer
Tout d’abord il est normal de ne pas être d’emblée à l’aise dans des CODIR, en effet ceux-ci sont parfois régit par des codes internes assez délicats à décoder !
Chaque entreprise ayant son mode de fonctionnement, il est important de garder un peu de réserve lors des premiers CODIR et d’en profiter pour juger des positions de chacun dans ce comité restreint.
Avoir une appréhension est logique, mais il ne faut pas pour autant avoir peur ! La peur n’évitant pas le danger, mieux vaut observer et ne pas hésiter à demander quels sont les us et coutumes aux participants et au PDG !
La façon dont est préparé l’ordre du jour (pour autant qu’il y en ait un) vous indiquera les thèmes de cette réunion !
Comme pour tout, vous devez vous préparer bien avant votre introduction dans ce CODIR, et cela même si vous êtes déjà connu et reconnu dans l’entreprise, je dirais même que plus vous êtes ancien, mieux vous devrez vous préparer.

J’ai ici aussi  une formule aux pouvoir extraordinaires

Du bon sens + de l’écoute + de la confiance en soi + de la discrétion ….
Et vous êtes déjà prêts pour affronter ces CODIR dont certains ont toujours une peur bleue même des années après leur 1ére participation !

Etape 1 : Demander des comptes rendus

De quoi parlons-nous ?
Dans chaque qui se respecte, chaque CODIR généré une synthèse des points abordés, des décisions prises et applicables, et des points non soldés
Prendre le temps de les lire vous donnera une vue d’ensemble des attentes et des missions qui résultent de ces comités de direction
En y regardant de prêt vous détecterez les figures emblématiques et influentes des CODIR : ce sont celles qui généralement ont le plus de missions à accomplir et qui rendent le plus de feedback
Vous y trouverez les thèmes favoris et récurrents, ce qui vous permettra de vous préparer à donner votre avis, ou vos vues sur ces thèmes qui ressortent comme essentiels
Vous y trouvez du jargon, qu’il vous faudra peut-être apprendre … Je me rappelle de mon premier CODIR dans un groupe BELGE dont j’étais devenu le DR commercial et dont l’un des sujets principal fut l’EBITDA, et les ROI… Autant vous dire que débarquant de ma bourgogne natale et n’ayant de 2 ans d’entreprise, j’étais avec des yeux écarquillés, me demandant ce que cela pouvait bien signifier…
Et je du bien avouer tout honteux à l’audience mon ignorance lorsque l’on me demanda mon avis sur l’évolution de l’EBITDA sur la France pour la Q4 de l’année en cours…
Donc prenez le temps de lire et de demander aux autres collègues ce qu’ils entendent sur les points qui vous paraissent flous, je vous rappelle aussi que GOOGLE est vos amis, et que vous pouvez tout y trouver….
Même un conjoint, donc aucune excuse pour ne rien capter lors de votre première !
Essayez aussi de voir ce qui évolue vite, et ce qui traîne, car chaque nouvel arrivant a souvent l’immense privilège d’être passé à la question : et vous qu’en pensez-vous ?
Comment voyez-vous la chose ? Quel serait votre plan d’action (PAC)

Allez continuons plus en avant 🤳

Etape 2 : Connaitre les chiffres clés

De quoi s’agit ’il ?

Les CODIR sont souvent pour parties fait de présentations de PPT reprenant les chiffres clés de l’entreprise et les tendances pour les mois à venir…
Attention à ne pas rater le passage de la courbe de tendance dite à totaux mobiles (et pas l’automobile comme aurait pu le dire un nouveau lors d’un CODIR dans lequel j’avais des responsabilités…. Il fut longtemps surnommé TOTO ! )
Encore une fois connaissez et faites-vous expliquer ce qui vous apparait comme flou…
Et préparez parfaitement vos propres chiffres au cas où ! Mais si je peux vous donner un conseil ne relevez pas les éventuelles erreurs de vos collègues, vous comprendrez mieux de quoi je parle quand on vous en fera la remarque …
Et préparez-vous en vous mettant devant une glace en présentant vos chiffres quelques jours avant le CODIR, et enregistrez-vous aussi, pour mieux vous préparer.

Mais pour cela lisez ce qui suit …. Suspens insoutenable

L’intérêt d’un CODIR est de mettre en commun les compétences et le pouvoir décisionnel des cadres et dirigeants d’une entreprise.
Un CODIR se doit d’être restreint en participant, sinon cela ne permet pas de bien échanger, c’est pour cela que l’analyse des chiffres clés de l’entreprise prend du temps et est souvent source de débats intenses voir musclés.
Les principaux chiffres que j’ai pu rencontrer dans les différents CODIR auxquels j’ai participé et que vous devrez comprendre vite, pour mieux interagir dans toute réunion :

Trésorerie :

C’est un des nerfs de la guerre pour toute entreprise : pas assez de trésorerie c’est le non-paiement de factures et des salaires – L’origine peut-être multiple, mais il ressort deux grands cas :
1 : pas assez de volume de marge et donc un déficit entre entrées et sorties
2 : une forte croissance continue qui oblige à avoir des stocks plus importants, donc des un BFR (besoin en fond de roulement) plus fort…

Encours clients – échus, ou overdues :

C’est un bon indicateur de la qualité de la clientèle, plus la couverture client est forte (souvent via des assurances comme SFAC, Coface..) moins le risque d’impayé pèse sur la vie de l’entreprise.
Plus échus sont faibles, plus l’entreprise est capable de maîtriser sa trésorerie. C’est un excellent indicateur du bon ou mauvais niveau de qualité produit – service – commerce.
C’est un des indicateurs sur lequel vous aurez à agir en tant que manager commercial, et je ne peux que vous conseiller de bien maîtriser ces chiffres.
Durées de paiement – Encours couverts et à risques – provisions pour impayés – avancement des paiements des litiges clients – décalages de paiements –gestion des dépassements d’encours (paiement anticipés – cautions bancaires ou autre…).

Portefeuille commercial

Connaitre et savoir analyser son portefeuille est essentiel pour préparer et justifier de ses prévisions de ventes .
Trop peu de managers commerciaux prennent le temps d’analyser en profondeur ce que leur portefeuille commercial a vraiment dans le ventre :
            3 types de clients à analyser
           Ceux dont le potentiel de croissance est faible car ils sont limités ou alors qu’ils sont clients à 100% avec nous.
Ceux dont le potentiel d’achats va baisser, parce qu’ils se restructurent, changent de marchés, diversifient leurs achats, entres dans un groupe qui ne travaille pas avec nous, ou pire son en redressement judiciaire.
           Ceux que vous devez suivre de près, à savoir ceux avec de forts potentiels de développement à court et moyen terme.

Chiffre d’affaire

               Ce qui est important c’est comment il a évolué ses derniers mois, et comment il évoluera selon vous dans les mois à venir, et comment vous comptez faire pour maitriser vos prévisions de ventes

La rentabilité :

EBITDA : C’est le chiffre clé, car il représente la capacité d’une entreprise à faire de la marge, de plus il n’est pas ‘bidouillable’ par des variations de stocks, des provisions diverses…
C’est le bénéfice avant intérêts, impôts et amortissements ou EBE en France c’est un indicateur qui pointe sur les éléments essentiels d’une entreprise: sa rentabilité opérationnelle et ses flux de trésorerie.

Exemple : CA 125 M€ et 15 M€  de marge = 12% d’EBITDA

BAII : bénéfice avant les intérêts et impôts que l’on nomme souvent marge opérationnelle.
               Vendre, produire, livrer et facturer, c’est bien, pour autant que la rentabilité soit présente, et ‘est en fait l’affaire de TOUS les services, pas seulement commerce et industrie + achats !
                  bien connaitre son 20/80 des produits, gammes, services et clients.
                  Ceux qui vous apportent 80% des résultats ne sont que 20% de la masse et cette loi est vraie pour les autres paramètres de votre rentabilité

80% des litiges = 20% des clients > comment faire ?
           80% des non qualités = 20% de ce que l’on vend ou produit.
             20% de votre team réalise 80% de la marge…

Les charges

            Vous aurez aussi quel que soit votre poste à justifier de vos charges actuelles t futures, car celle-ci ont un impact direct sur la marge et donc elles se doivent d’être maîtrisées certes, mais surtout pilotées.
               2 types de charges sont évoqués
               Les charges fixes ou structurelles : Les salaires – loyers – assurances – amortissements ….
               Les charges variables ou opérationnelle d’activité : Plus l’activité augmentent plus elles ont tendances à augmenter aussi : matières premières – marchandises – transports – sous-traitance – énergie – commissions diverses …

Mais pour vous c’est de l’or en barre

Si vous prenez le temps de regarder ce qui se fait autour de vous vous deviendrez rapidement la référence ! Comment cela et bien en allant par exemple sur https://www.societe.com/ !
Sur ce site vous trouverez des entreprises similaires à vous, voire concurrentes, et vous aurez accès dans la majorité des cas à leurs bilans et ratios !
En connaissant les chiffres clés de ceux qui réussissent le mieux et de ceux qui échouent vous aurez une vision claire des ratios les plus significatifs et pourrez les comparez avec vos propres ratios, et agir en conséquences.

Cette méthode est …. Redoutable croyez-moi ! Testez et vous serez surpris de votre nouvelle audience et des progrès qui s’opéreront dans vos CODIR .

Etape 3 : Venir avec des propositions

Que signifie cela concrètement pour vous ?

Je pars ici du constat que dans beaucoup de CODIR les intervenants viennent trop souvent avec une « myriade » de bonnes excuses, et peut de propositions concrètes et faciles à mettre rapidement en place !
Vos chiffres ne sont pas bons, pas ceux qu’attendent voter PDG, quoi que vous puissiez dire, ce qui est passé est définitivement dans passé et il vaut 100 fois mieux travailler sur l’avenir et ne pas répéter les mêmes erreurs !
Encore faut-il prendre conscience des erreurs commises et les CODIR ne doivent pas devenir des tribunaux à charge !
Soyez le 1er à parler de ce qui ne va pas et comment vous pensez redresser la barre, si vous venez avec une analyse pertinente et avec plusieurs options de plans d’actions, vous verrez que vos collègues vous accompagneront pour vous aider à faire les meilleurs choix
Montrez ce que vos concurrents ont mis en œuvre sur tel ou tel sujet et expliquez en quoi cela a contribué à augmenter tel ou tel ratio !
Ne faites surtout pas du « faisons comme eux » ou « ils sont meilleurs que nous.. » mais mettez en avant ce qui vous semble intelligent, malin, innovant, attractif.
Profitez-en pour mettre dans vos propositions ce qui a fait que l’on vous a promu manager…
Intelligence concurrentielle – opportunisme commercial – grande connaissance du marché et des compétiteurs….
Cela donnera encore plus de poids à vos propositions, qui vous apparaîtront aussi comme beaucoup plus naturelles.

Ce qui vous permettra d’aller à l’étape 4 sans aucune difficulté 😉

Etape 4 : Ne critiquez JAMAIS

Dans trop de CODIR, on se pourrait se croire à « OK Corail » tellement les règlements de comptes sont légions, voir culturels !
         Quoi qu’il puisse arriver, je ne peux que vous conseiller de ne jamais critiquer, attaquer ou même vous mettre en colère si vous êtes attaqué !
         Vous n’avez rien à y gagner et tout à y perdre, car mon expérience parlant, certains membres de CODIR sont devenus avec le temps des « experts » en déstabilisation de collègues, dans l’unique but de déplacer l’attention du CODIR vers la victime, leurs permettant temporairement de passer au travers des gouttes !
         Si vous avez des tensions entre collègues, soyez certains que ce n’est pas le bon endroit pour les étaler et encore moins pour les résoudre… Prenez le temps d’en discuter avec la personne après le CODIR ou à une autre occasion.
         En affichant une grande sérénité, dites-vous bien que chacune de vos phrases sera écouté et appréciée, elles pourront engendrer des doutes, des critiques, des contestations, des approbations, mais elles auront leur impact … positif.
       Les PDG aiment plus que tout que des participants soient le + proactif possible, et cela sera votre plus grande qualité !
       Vous aurez plus son attention s’il détecte que vous êtes dans ce CODIR pour faire avancer l’entreprise plus que pour y jouer le gladiateur dans l’arène !

Mais la 5éme étape est à ne pas négliger👀

Etape 5 : faites participer votre équipe !

Qu’est-ce que cela peut bien apporter, que de demander à des collaborateurs de participer à des CODIR ?

J’ai mis en place la participation régulière de collègues aux CODIR il y plus de 30 ans et ce ne fut pas une chose facile que de demander aux autres participants de partager leur espace de discussion !
Ce que cela apporte ?
Et bien c’est assez simple, on demande toujours plus d’efficacité, de résultat et d’implication à nos collaborateurs, et ils ont souvent l’impression que rien n’avance dans les CODIR et que les vrais problèmes ne sont pas abordés, ce qui est parfois malheureusement le cas dans des CODIR où le top management n’a pour objectif de garder une main de fer sur ces managers !
Chacun de vos collaborateurs qui participera de temps à autres à des CODIR sera le meilleur des ambassadeurs auprès de ses collègues sur ce qui avance ou pas, sur la stratégie de l’entreprise, sur la santé son avenir !
Bien sûr si des décisions stratégiques et sensibles doivent être prises, ne conviez pas de collaborateurs à ces CODIR.
Attendez que la situation se clarifie pour ne pas risquer de déstabiliser l’équipe.
Chacun de vos invité devra être « briefé » par vous-même, pour qu’il puisse suivre ce qui s’y dit, en fait vous en profitez déjà à le faire monter en connaissances et compétences.
Pensez à le présenter aux membres du CODIR et à ce qu’il s’exprime sur ses motivations à assister à cette réunion !
Aucun collaborateur montrant des signes de réticences ne doit se voir imposer cet exercice, ce doit être volontariat à 100%.
Soyez aussi judicieux dans vos choix, commencez par les plus hardis, les plus proactifs, les plus à l’aise devant des managers !
Vous avez un dossier complexe et stratégique, faites donc intervenir le collaborateur en charge de ce dossier pour qu’il puisse exposer ses difficultés, ses appréhensions, ses attentes, besoins … Vous aurez des retours d’une force impressionnante de votre collaborateur, du reste de votre équipe et des membres du CODIR
Cela ne pourra que renforcer votre leadership et la légitimité de votre management

3 erreurs à ne JAMAIS  commettre :

1 : l’impatience…

                    Vous venez avec vos problématiques, vos solutions, vos attentes… Et bien vos collègues du CODIR aussi.
                 Parfois les débats semblent traîner sur des sujets qui ne vous passionnent pas ou sur lesquels vous (pensez) n’avez pas de valeur ajoutée !
Et bien comprenez que c’est parfois le lot de vos collègues qui vous écoutent attendant leur tour !
                    Profitez-en donc pour vous cultivez, pour comprendre comment untel ou unetelle agit sur cette situation, il y a toujours à apprendre des  autres.
                     Soyez participatifs, et demandez à ce que l’on vous explique les points techniques qui vous échappent, vos interlocuteurs seront ravis de votre intérêt pour leurs problématiques et vous le rendront bien !

2 : une préparation approximative

Par pitié soyer toujours celui qui prépare le mieux ses CODIR, ayez des tableaux de bords à jours et des chiffres incontestables.
            Prenez le temps la veille des regarder vos présentations et épurez les au maximum ! Power point ayant aussi une Power puissance pour endormir nos auditoires.

            Si des sujets vous échappent, prenez le temps d’en discuter avant le CODIR avec le responsable qu’il puisse vous donner des informatisions qui vous serons utiles pour la compréhension lors du prochain CODIR.

3 Un manque de participation

Vous êtes invité aux CODIR parce que vous avez de la valeur ajouté, et pas seulement dans votre domaine.
                Si vous êtes manager c’est aussi parce que vous avez des capacités à résoudre des problèmes donc votre top management s’attend à ce que vous apportiez votre pierre à l’édifice !
                 Et puis c’est tellement plus intéressant de participer dans un esprit d’accompagnement et d’entraide .

Conclusion : Agir maintenant !

Cet article n’a de sens et n’aura d’effet que si vous passez à l’action MAINTENANT !
Certes cela sera parfois difficile et il vous faudra du courage, de la ténacité et surtout de l’envie pour atteindre VOTRE objectif !
Mais franchement, votre plaisir sera décuplé en appliquant ce qui est écrit ci-dessus et vous n’aurez bientôt plus aucune appréhension à pénétrer dans ce que vous pensiez être une « arène aux gladiateurs » et qui n’est qu’un Comité de Direction où les talents s’additionnent

(Lisez ces articles en cliquant sur le texte : Steeve Jobs : Être l’homme le plus riche/ Steve Jobs : ayez le courage de suivre votre cœur ! Le manager éthique

Soyez le premier supporter de votre réussite, en croyant en vous.
Tant de personnes réussissent avec moins de capacités, dans des pays plus pauvres ou moins libres !

Prenez le temps de lire mon article :
OUI ! Votre vie est limitée !! Quoique ….

Soyez un pessimiste de chemin et un optimiste de de buts…