Les clés pour réussir sa réunion participative !

Méthode RPG

Pourquoi cet article ?

Combien de fois ais-je entendu des managers se plaindre d’avoir à mettre en place des réunions qui n’aboutissent à rien ?

Je vous conseille d’ailleurs de lire mon article sur les réunions hebdomadaires en cliquant ici : PoP Pour Réussir Sa Réunion Hebdomadaire

Ne pas se poser la question de la qualité et l’opportunité de nos réunion engendre inévitablement des réactions en chaines qui sont néfastes pour l’équipe et pour votre leadership, ce qui est TOUT à FAIT NORMAL!

En tant que manager vous êtes perçu comme un chef d’orchestre, imaginez Herbert Von Karajan venir sans avoir préparé sa séance de répétitions et improvisant un répertoire devant sa centaine de musiciens !
je n’imagine même pas une seconde qu’il puisse manquer autant de respect pour ces musiciens ! Non au contraire il était réputé pour la grande préparation de chaque séance ( nos réunions ) et adoptait une méthode simple et efficace pour faire de chacun de ses rencontres avec ses musiciens un moment inoubliable !
Ne pourrions-nous pas en faire autant ? Bien-sur que SI !
avec la méthode :

En fait pour qu’une réunion, soit inintéressante, participative et productive celle-si doit impérativement répondre à un certain nombre de questions que le manager se doit de se poser !

• En quoi cette réunion est-elle importante ?
  • La préparation d’une réunion est la garante de se réussite et de la qualité de participation de vos collaborateurs
  • Bien la préparer c’est aussi se donner des créneaux horaires adaptés ( dans plus de 77% des cas, les collaborateurs trouvent en France que le timing est mal dosé, trop longues, trop courte )
  • Donnez vous une échelle d’importance allant de 1 à 5 ( 0 j’espère que vous ne lancez pas une réunion, sinon carton rouge )
    • Il est difficile de vous donner des repères sur cette échelle, en trente années de management, j’ai du constamment adapter aux entreprises, et aux circonstances économiques mon échelle, mais par contre j’en ai toujours eu une , car elle est utile pour prendre des décisions posées sur l’objectivité et non « l’action-réaction » !
    • Prendre le temps de l’ajuster tous les 6 mois me semble le bon rythme !

• les objectifs :
  • S’agit-il d’informer des collaborateurs ?
  • De recueillir l’avis de mes collaborateurs ?
  • De trancher sur un sujet ?
  • Brainstorming ?
  • Stratégie ?
  • Social ?
  • la liste n’est pas du tout exhaustive !
• Cette réunion ne peut-elle se remplacer par un simple email ?
  • C’est important, vital, incontournable, OBLIGATOIRE que de ce poser cette question une fois l’objectif défini, en effet beaucoup de réunions pourraient être évitées en prenant le temps de bien rédiger un email, qui peut d’ailleurs contenir plus que quelques phrases ( un sondage, un QCM, un tableau à remplir, etc..)
  • Quand la CEGOS interroge des personnels participant régulièrement à des réunions, plus de la moitié ( 52.1%) estiment qu’un email , ou appel téléphonique auraient été aussi pertinents !
• Qui dois-je mobiliser pour cette réunion ?
  • Vous avez validé le fait qu’il faille mettre en place une réunion, mais qui devez-vous y convier ?
  • pour ma part, je suis fervent des réunions en petits comités, quitte à les faire en cascades, car on est plus attentif avec 4-5 collaborateurs, on entend mieux les informations, les personnes se lâchent plus facilement…
  • Encore une fois, je vous rappelle que les réunions impliquant plus de 5 personnes + vous sont souvent difficiles à piloter et à rendre productives dès qu’il s’agit de prendre des décisions
  • Elles sont plus adaptées aux réunions d’informations ( pour autant que les managers N-1 de votre équipes soient les relais directs des informations reçues lors de cette réunion à leurs collaborateurs )
  • pensez toujours que seules les personnes qui sont concernées et/ou qui peuvent décider doivent participer! Trop de collaborateurs nuira à la fluidité de la réunion, et se ne sera pas une réunion participative, ou plutôt si mais elle sera trop participative et disons le clairement se sera surement le « bazar » ! Organisé peut-être mais le bazar quand même et parfois même la « foire d’empoigne »

Désolé, mais je n’ai pas pu résisté …… 😈

• Aurons-nous le temps matériel pour préparer cette réunion ?
  • Une réunion c’est l’occasion, de travailler ensemble sur des sujets identifiés, et dont l’importance est plus ou moins forte , et demandera donc plus ou moins de ressources humaines et techniques, et de temps
  • Il est important de préciser cela car on a vite tendance à oublier que pour qu’une réunion soit intéressante, productive et donc de ce fait participative, elle doit laisser aux participants le temps suffisant pour rassembler les données, informations et tout autre éléments permettant le moment venu de la réunion de les utiliser!
  • Une nouvelle fois INTERDICTION d’aller à la pêche aux informations, chiffres, durant la réunion
  • Une réunion doit servir à discuter, pas à mettre ses chiffres à jours, à débattre, pas à passer son temps sur son PC pour trouver l’information utile au débat !
  • J’insiste sur ces points car ils sont à l’origine de tant de réunions insipides, languissantes, affligeantes et inutiles ! Et au final plus démotivante qu’autre choses !
  • toute la valeur ajoutée d’un manager est d’être capable de mesurer cela et de donner le rythme, le tempo…. Encore un fois tel un chef d’orchestre !
• Quelles enjeux pour cette réunion ?
  • Une chose importante, plus l’objet de la réunion est important, plus il est impératif de ne traiter, et de ne demander aux collaborateurs de ne préparer qu’un seul sujet !
    • multiplier les sujets c’est la garantie de mélanger les collaborateurs, diluer les énergies et au final n’en sortir rien de bon !
    • plusieurs sujets sont importants, et bien soyez pragmatiques, faites à suivre plusieurs réunions, avec des collèges de participants +/- différents
  • En fait ce poser cette question, permet de mettre en place la réunion, dans sont titre, et dieu sait que le titre d’une réunion donne le tempo et impacte ses participants !
  • Plus l’enjeu est important plus le nombre de participants doit être minutieusement prévu, quitte à avoir auparavant une explication de texte avec ceux de vos collaborateurs qui peuvent se sentir exclus !
  • en définissant auprès de vos collaborateurs les enjeux de cette réunion, ils prendront les mensures nécessaires pour arriver avec les bons éléments , et des ébauches de réponses, ou tout du moins un catalogue de propositions !
• Ordre du jour : la clé de voute
  • Dernier pilier d’une réunion collaborative réussie , l’ODJ
  • Ce n’est pas le plus simple, car il demande de la synthèse et d’avoir une idée très précise des résultats que l’on désire obtenir!
  • Dés la rédaction de l’ordre du jour, indiquez l’importance de cette réunion, moi je n’ai jamais hésiter à y apposer un 4/5 important, 5/5 vital, 2/5 à travailler….
  • Donnez le point de départ et d’arriver, aidera à bien préparer la réunion, chacun saura ce qu’il doit apporter comme informations, chiffres, données, idées et propositions.
  • Une réunion dans laquelle les collaborateurs n’ont pas ou peu préparer des propositions pour le sujet sont des collaborateurs à qui l’on a pas donné les bonnes indications, c’est donc de votre faute !
  • Dans chaque ODJ ne pas oublier un paragraphe sur…. les résultats de la dernière réunion, la mise en application des mesures décidées ensemble et leur impacts depuis leurs mise en place!
    • Marque de respect vis-à-vis des collaborateurs
    • Preuve que le travail abouti
    • Montrer que vous suivez vos sujets et c’est important pour garder les personnels focussés sur leurs missions !
    • Monter aux N+1 l’intérêt de ces réunions, toujours chronophages !

Rappel :

Ceux qui ne se posent pas ces bonnes questions peuvent être certains que leurs réunions seront teintées de bâillements et ne permettrons à PERSONNE d’avancer !

De plus n’oubliez pas qu’agir ainsi est un manque de respect et d’éthique flagrant !

Vos collaborateurs à qui vous demandez beaucoup ont certainement mieux à faire que de perdre leur temps de vie ( cf Philippe Gabilliet) dans des réunions, non préparées, inutiles.

Peu oseront vous en parler, mais prenez le temps ici et maintenant de faire vous même un feedback que vos cinq dernières réunions !

• Quelle fut la durée de la réunion ?
• Quel fut le nombre de participants / absents / excusés
• Combien de temps ais-je donné à mes collaborateurs pour préparer les items de la réunions ?
• Combien de sujets ont débouchés sur un plan d’action ?
• Combien d’actions en % se soldent d’une réunion sur l’autre ?
• Combien de fois suis-je sollicité par mes collaborateurs pour mettre en place une réunion ?
• si je reprends le compte rendu de mes dernières réunions que puis-je tirer comme conclusion ?

Méthode : Réunions Participatives Gagnantes

1. La préparation : R pour réfléchir
   • Dans les chapitres précédents je vous ai détaillé l’importance de la préparation !
   • Je résume :
     • Nécessité de cette réunion
     • participants
     • Timing
     • Un seul objectif clairement énoncé
     • Rappel des objectifs des prétendantes réunions ayant aboutis
2. L’animation : P pour partager – participer
   • être à l’heure et pour cela avoir 45 mm avant mis en place la salle et testé le matériel !
   • Soyez préparé pour tenir votre réunion dans une plage horaire de 1.5 à 2.5 heures maximum ! Cela vous obligera à être précis dans votre demande et dans les préparations que devront faire vos collaborateurs !
   • N’oubliez jamais que ce sont vos 2/3 premières minutes qui donnent le ton de la réunion, sourires, sympathie, empathie sont le minium syndical que vous devez mettre en place pour accueil ces collaborateurs qui viennent, aussi …. pour vous !
   • Soyez un chef d’orchestre exigeant, sur la tenue de la réunion, mais soyez aussi dans l’encouragement et la motivation à ce que chaque participant puisse s’exprimer et que personne ne reste sans tien dire , ou pire ait des choses à dire, mais plus le temps !
   • J’aime assez les salles avec des tables en U, cela me permet de naviguer entre les tables et de passer de l’un à l’autre, lui montrant mon attachement à ce qu’il exprime
   • Zéro PC ouvert et tous les smartphones en mode avion !
     • demandez à ce que l’on vous envoi les documents, présentations chiffres à présenter via mail ou sur clé USB, et soyez le seul à utiliser votre PC ( sauf cas ne le permettant pas bien-sur ! )
   • Si vous devez projeter des PowerPoint pensez à les rendre les plus légers possibles, et surtout pensez à ce que chaque page « illustre » ce que vous expliquez, jamais ce que vous dites, sinon les participants passeront leur temps à vous lire…
   • Les PPT doivent reprendre cependant :
     • ODJ
     • Timing
     • Point sur la précédente réunion
     • Plan d’actions
   • Soyez positif, entraînant , et rebondissez sur chaque proposition, cela encourage le dialogue et fait apparaître les bonnes solutions !
3. POST réunion ! G pour garantir le suivi
   • Compte rendu de réunion dans la foulée ! Ne perdez pas de temps, pendant que les choses sont encore bien les esprits des participants !
     • Rappel des objectifs de cette réunion
     • Formulation des engagement de chacun ( si doutes prenez le temps de revoir la personne concernée )
     • Plan d’action et son timing
     • Remerciements pour l’implication de chacun
     • Si possible, positionner la prochaine réunion, même si l’ODJ n’est pas figé, cela permet à chacun de s’organiser.
     • Diffusion aux participants SEULS, en leur rappelant la mission qu’est la leur de diffuser et commenter à leurs équipes !
     • Si cela vous est nécessaire : RDV avec N+1 pour débriefing , mieux que de faire suivre un compte rendu de réunion

Vous voyez mettre en place un réunion collaborative c’est tellement simple et efficace qu’il faut quand même en faire un article.

Comme souvent ce qui est simple, est négligé, et pourtant les petits pas réalisés dans ces réunions, sont les bases solides de vos réussites, et de la force de votre leadership !

Au travail !

Travaux pratiques – PowerPoint