Communication interne !

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Ne vous est-il jamais arrivé de vous lever et de partir au bureau la peu au ventre ?
Avec dans la tête ces mêmes phrases qui tournent sans cesse … Que va-t’on encore me poser comme questions pour lesquelles je n’ai pas de réponses ?
Si c’est la cas, et se fut aussi le cas pour moi lors de ma première prise de poste de manager…. Lisez cet article !

Dans cet article je vais vous donner mes outils pour mettre en place une communication interne digne de ce nom, et ne me dites pas que vous n’avez pas ce genre de problématiques, car après 30 ans de management je dois encore surveiller comme le lait sur le feu ma communication interne !

Pour Wikipédia :

La communication (du latin communicare , signifiant “partager”) [1] est l’acte qui consiste à transmettre les significations d’une entité ou d’un groupe à un autre en utilisant des signes , des symboles et des règles sémiotiques mutuellement compréhensibles .

Pourquoi la communication interne est-elle si importante ?

Vous êtes nombreux à me demander comment avoir une communication interne saine et audible !
Car une bonne communication interne n’est pas si facile que cela à mettre en place, car on se trompe souvent de sujet !

Au passage, je tenais à vous remercier car nous venons de passer le cap des 8 000 abonnés !
Et cela me rempli le coeur de joie ! Sans vous ce blog n’aurait aucun sens !

Communiquer c’est transmettre de multiples façon des informations formelles et informelles qui impacteront votre équipe, et même au-delà l’ensemble des personnels et personnes qui font votre quotidien au coeur même de votre entreprise, mais aussi chez vos clients, vos fournisseurs et vos prospects !
Toute communication doit être la plus transparente possible, car seule une communication interne fluide et franche aura de l’impact sur vos collaborateurs, et surtout elle aura un impact positif.


Quand on a peu ou pas de communication interne, les autres personnes qui font l’entreprise communiquent pour vous, et comme elles n’ont pas les bonnes informations, forcement elles communiquent mal !
Ce qui engendre des tensions à un moment ou à un autre, pourquoi ? Parce que vous allez vous retrouver dans des situations ou vos dires viendront se confronter ou s’opposer aux dires de vos collaborateurs, et cela tant en interne qu’en externe !


Beaucoup de jeunes managers ont cette difficulté et c’est tout à fait normal, se fut pour moi la plus grande des souffrances au début de ma carrière de manager de n’avoir aucune technique de communication interne à ma disposition, et tous me le reprochaient, à juste titre d’ailleurs, mon boss, et mes collaborateurs
Le risque est de ne cesser de s’enfoncer dans une sorte d’isolement et de constamment avoir à recadrer les choses, à redire ce que l’on pensait compris pour se faire entendre.


Sans compter les effets dévastateurs en clientèle d’une communication interne mal mise en place ou comme dans certaines entreprises totalement inexistantes


Combien de situation délicates, conflictuelle, auraient et devraient être évitée, en ayant mis en place une communication basée sur les 7 principes que je vais vous détailler dans cet article !

Les origines d’une mauvaise communication interne :

Une mauvaise communication interne n’est jamais le fruit du hasard, ou de circonstances indépendantes de notre volonté, je dirai plutôt que c’est uniquement de notre fait, volontaire ou involontaire
Bien sûr vous me direz que certains dirigeants d’entreprises encouragent la non-communication interne espérant mieux gouverner ou encore espérant vivre mieux en vivant caché


Cela se traduit aussi par une communication externe proche du 0 absolu !

Pas de publication, voir pas de site internet, pas bilans publiés, et encore moins d’informations sur ce que veut devenir et ce que veut faire l’entreprise à court moyen et long terme !
C’est souvent soit la peur, soit une méconnaissance des mécanismes de la communication interne qui pousse les manager à peu ou pas communiquer, de ce fait chacun n’ayant pas ou peu d’informations tangibles et concrètes , ceux-ci n’osent pas eux même communiquer et cela devient un cercle vicieux qui ne cesse que lors de prises de conscience liées à des crises internes ou externes découlant de cette non communication.


Le manager peur alors penser que ne pas communiquer est une bonne façon d’éviter les problèmes, en fait il les décale et les amplifies dans le temps, il ne se passera que peu de temps pour que cette non communication interne ne se retourne contre lui !

Et non N+1 sera le premier à lui en faire le reproche, même si celui-ci ne communique aucunement non plus en interne vers son manager !

Exercice préliminaire 🎫

Pour ce faire prenez une feuille de papier ou ouvrez un document Word

Lister les points suivants :

  • Que sais-je des plans stratégiques de mon entreprise ?
    • à court terme (moins d’un an)
    • à moyen terme (1 à 3 ans)
    • à long terme (+ de 3 ans)
  • Que sais-je des éléments clés de mon entreprise
    • En terme financier
    • En termes d’évolutions du CA
    • En termes d’actionnariat
    • En termes d’investissement
    • En termes de croissance externe
    • En termes d’innovations
    • En termes de recrutements
    • En termes de lancement de nouveaux produits
    • En termes de politique commerciale
    • En termes de politique environnementale
  • Quelles sont les questions que je me pose et pour lesquelles je n’ai pas de réponses ?
    • Vis-à-vis de mon N+1
    • Vis-à-vis de mon PDG
    • Vis-à-vis d’autres services
    • Vis-à-vis de mon évolution personnelle
    • Vis-à-vis de la perception de mon équipe par ma direction générale
    • Vis-à-vis de la perception de mon équipe par les autres équipes de l’entreprise
  • Sur quels points est-ce que je me sens à l’aise pour communiquer
  • Sur quels points est-ce que je NE me sens Pas à l’aise pour communiquer
  • Quelles sont mes 3 principales attentes en termes de communication interne de la part de ma hiérarchie

Maintenant que vous avez fait ce petit exercice, ne vous apparait-il pas déjà que vous aussi vous pouvez souffrir d’un manque de commination descendant de votre hiérarchie !

En effet comment pourriez-vous communiquer correctement ce dont vous n’avez-vous-même pas connaissance ?

En fait quand on se retrouve dans cette situation, ce qui est infernal c’est que l’on peut se ressentir rejeté et donc se murer dans un mutisme qui attise les rumeurs et vous met à l’écart !

Car le risque c’est bien de s’isoler pour éviter les questions pour lesquelles vous vous imaginez devoir avoir des réponses

En fait c’est du fait de votre attitude face à ces problématiques que votre communication interne fonctionnera ou pas !

Applications pratiques : 👍

Je ne peux que vous conseiller de lister les 10 dernières questions que vos collaborateurs ont pu vous poser et pour lesquelles vous vous êtes senti en difficulté !

Ensuite classées les en deux groupes :

  • Celles dont ma hiérarchie ne pas fournie d’informations suffisantes
  • Celles pour lesquelles j’ai personnellement du mal à communiquer !

Pour la première, prenez votre courage à deux mains et non pas à demain, et rencontrez les personnes susceptibles de vous donner des informations fiables, en évitant tous ceux qui savent mais ne sont pas les décideurs… Les porteurs de rumeurs sont très toxiques et à éviter ! Par contre si vous devez discuter avec les champions du « moi je sais » vous aurez une bonne vision des rumeurs qui peuvent ! Et vous saurez ainsi ce que vous devez en premier remettre en ordre dans votre communication interne.

Pour le second point, soyez honnête avec vous-même, les points que vous avez du mal à aborder sont ceux pour lesquels vous sentez que vous risquez soit de céder, soit de paraitre incompétents, soit de n’avoir pas le niveau d’information utile ! Dans tous les cas ceci nuit terriblement à votre communication interne, et vous devez vous faire aider !

               Vous avez du mal dans votre communication interne sur la nouvelle politique de rémunération ? Parlez-en avec le DRH, il vous donnera des pistes, vous fera des retours d’expériences qui vous aideront

               Vous avez des difficultés dans votre communication interne sur les augmentations de prix à passer, rencontrez les responsables financiers, Supply Chain  et industriels et demandez-leur des arguments, des justificatifs, cela vous aidera ici aussi !

               Vous avez des doutes sur les projets de votre entreprise, et votre communication interne est « flat » à ce sujet, prenez le temps de rencontrer en tête à tête votre boss et discutez-en, vous serez surpris comme il peut souvent apprécier cette démarche, et n’hésitez pas à lui dire que cela perturbe votre communication interne, il vous aidera, les gens aiment aider les autres personnes !

               En un mot comme en 100, faites votre « pêche » aux informations, mais uniquement auprès des bons et fiables interlocuteurs !

Les clés d’une bonne communication interne :

Soyez inspiré et inspirant : 😊

               Pour être inspirant, faites un point avec votre CEO ou votre CLO, et mettez sur un petit PowerPoint les 3 ou 4 points essentiels en prenant soin de toujours mettre en face les avantages que l’entreprise y trouvera et ce que les employés y gagneront !

               N’oubliez pas la pyramide de Maslow elle vous indique qu’à différents stades d’une vie les collaborateurs ont des attentes et des besoins qui évoluent !

‘ Vous pouvez lire cet article sur la motivation, il aborde la pyramide de Maslow « Motivation carotte ou bâton ? » https://lemanagerethique.fr/motivation-carotte-ou-baton/

               Pour communiquer votre inspiration il y a de multiples occasions, plus elles sont informelles plus elles ont de l’impact, car vous êtes alors perçu comme le manager et comme un collaborateur comme les autres à 50/50%

               Fêtes du personnel

               Départ d’un collègue

               Piquenique entre collègues

               Déjeunés à la cafétéria ou entre collègues

               Vous pourrez aussi innover et par exemple faire une interview de votre PDG et demander au service informatique de vous monter une vidéo de 10-15 mm maxi et la projeter lors d’une réunion, par contre à ne surtout pas envoyer par mail… trop impersonnel, votre communication interne doit impérativement allez de vous vers vos collaborateurs

               Ne déléguez à personne et encore moins à votre messagerie votre communication interne

               Pour que votre communication interne soit efficace elle doit être sincère, précise et factuelle, évitez tant que possible les discours fleuves et laissez ces pratiques à nos politiciens, dont la crédibilité est des plus perfectible !

               Sobriété, sincérité sont les deux atouts les plus percutants dans toute communication interne, ne l’oubliez jamais.

               Et puis vous ne savez pas répondre, dites-le franchement, mais promettez et agissez pour apporter une ou des réponses concrètes à vos interlocuteurs en n’oubliant pas de poser une deadline !

Soyez simple et accessible🎗

               De nos jours les messages fusent à la vitesse de la lumière au travers de multiples canaux, les mails, les réseaux sociaux, les réunions des délégués du personnel….

               Plus votre message sera simple et accessible plus votre communication interne sera impactante.

               Pour cela faites des phrases courtes, 4 à 10 mots maxi, et mettez-y tout l’enthousiasme qui est le vôtre !

               Evitez les PPT à rallonges, et surtout ceux dont vous lisez les phrases écrites sur le PPT, je vous rappelle qu’un PPT, c’est un support illustrant vos dires, pas un prompteur !

               Soyez dans l’empathie, certaines craintes peuvent vous sembler injustifiées, elles sont peut-être dévastatrices pour d’autres, alors ne vous moquez jamais d’une demande, ne vous énervez pas si 10 fois on vous pose la même question sous différentes formes, mais dites-vous que c’est une alerte sur la qualité de votre communication interne !

               Plus vous serez simple dans votre communication interne, plus celle-ci sera audible et moins vous vous empêtrerez dans des explications que vous-même au final ne comprendrez plus !

               Dites pourquoi tel changement d’organisation est nécessaire en évitant d’y mettre tout jugement de valeur, mais du factuel

               Dites pourquoi tel projet qui demande à chacun des efforts de ressources, sera une opportunité pour demain

               Expliquez simplement pourquoi cette nouvelle stratégie est nécessaire dans un monde en constant mouvement

               Dites et écoutez, notez, prenez en compte les remarques, elles sont l’expression de craintes fondées que vous ne devez jamais balayez d’un revers de la main !

Soyez transparent 🎞

               Informez toujours de l »évolution des projets, vos collaborateurs, et si possible soyez proactif et communiquez avant qu’on vous en fasse la demande !

               Sachez aussi revenir sur une décision, sur un choix stratégique si durant sa phase de mise en œuvre, des ajustements sont nécessaires, et n’oubliez pas de remercier ceux et celles qui vous auront mis sur la piste de ces améliorations, elles seront ensuite les  ambassadeurs de votre communication interne

               Plus votre communication sera régulière, plus elle mettra en avant ce qui fonctionne et ce qui demande des ajustements plus votre communication interne sera écoutée et appréciée, et vous verrez vos collaborateurs prendre confiance en vous !

Mettez de la structure

               Ne partez pas dans une communication interne effrénée et tous azimuts, pour ensuite rester muet….

               Pour donner du sens aux choses, vous devez structurer et avoir un plan de communication régulier et fiable, n’hésitez pas à créer des routines, des points de rencontres et d’échanges bien établis dans le temps

               Evitez les communications internes de crises elles sont de point de vue difficiles à gérer et donnent l’impression que vous réagissez au lieu d’agir !

               Vous pouvez d’ailleurs lire mon article « Je dois organiser une réunion de crise ! » https://lemanagerethique.fr/je-dois-organiser-une-reunion-de-crise/

               Allez d’étapes en étapes dans votre communication interne, et ne faites pas de communications « fourre-tout » elles ont pour effet de rendre les collaborateurs méfiants, ceux-ci pensant que vous essayez de noyer le poisson ! Ce n’est pas de bon THON (de vouloir le noyer) !

Soyez à l’écoute💦

               Une bonne communication interne c’est un mécanisme à mettre en place en n’oubliant jamais que pour communiquer il faut être au moins deux, sinon c’est un monologue …

               Demandez après chaque communication interne que l’on vous face du feedback, c’est un élément essentiel de votre communication interne

               En agissant ainsi vous validez, que ce que vous avez fait passé comme message est ou pas compris, intégré et accepté, et n’hésitez jamais à revenir sur le moindre point qui apparait comme non accepté ou compris ! Cela donnera de la valeur votre communication interne, et augmentera considérablement votre leadership, car rare sont ceux qui communiquent dans les deux sens de manière construite et interactive !

               Chaque communication interne doit se terminer par un tour de table et l’expression de chacun et chacune sur les termes abordés

               Des points sont flous, ou posent questions, acceptez-les et engagez-vous à y répondre dans un délai raisonnable en posant une deadline !

Acceptez la communication interne YOYO

               Toutes et tous doivent pouvoir s’exprimer et être écouter ! Le YOYO c’est accepter de discuter avec tous les collaborateurs du PDG au simple employé car la communication n’est pas hiérarchique elle est humaine et plus vous comprendrez et mettrez en œuvre une communication interne montant et descendante plus elles seront votre alliée avec vos collègues et vos dirigeants

Responsabilisez

               Ne pensez pas être le seul à être capable de communication interne, vos collaborateurs sont de merveilleux ambassadeurs de votre communication interne auprès des autres collaborateurs de l’entreprise, mais aussi et c’est important auprès de leurs familles, et de toutes les personnes qu’ils côtoient

               Une belle occasion de donner une belle image de votre entreprise à l’extérieur en ayant une communication interne de qualité et comprise de chacun

               Pensez que vos collaborateurs sont et seront de plus en plus autonomes, de plus en plus en télétravail, et si vous soignez vos collaborateurs en soignant votre communication interne, vous aurez des résultats inattendus et durables !

Voila ce que voulais partager avec vous sur ce sujet, n’hésitez pas à mettre vos commentaires et idées en bas de cet article !

Optimiste ou pessimiste

Comme dans chacun de mes articles, je vous propose de lire, un ouvrage que j’ai moi-même apprécié !
Lisez, lisez encore et toujours, ce sera votre meilleur investissement !

Pour illustrer cet article je vous conseille de lire ce très bel ouvrage :

Conversations Cruciales – Savoir et oser dire les choses Broché de Kerry Patterson

A vous de passer à l’action sinon cet article n’aura pas servi à grand chose !

Manager depuis plus de 30 ans !

Transparence : Chers lecteurs comme dans chacun de mes articles je vous propose la lecture de livres m’ayant beaucoup apporter. Tous mes liens vers Amazon sont des liens affiliés me permettant de toucher entre 4 et 6% du montant de ce que vous achetez, sans évidemment que cela augmente le prix final que vous allez payer . Ces commissions permettent à ce blog de générer une partie du chiffre d’affaires qui me permet de vous offrir autant de contenu gratuitement, donc merci si vous passez par mes liens pour acheter ces produits ! Et je ne recommanderai jamais un produit que je n’estime pas sincèrement être un produit de qualité et que je ne recommanderai pas à ma mère. J’ai une réputation à entretenir, et j’ai à cœur de vous apporter le maximum de valeur ! 🙂

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