Réunion FISH BOWL :
la réunion participative

Fish Bowl qu’est donc ? Et pourquoi est-il utile ?

Animer en Fish Bowl c’est adopter une technique d’animation plus dynamique que vous pourrez utiliser lors de vos formations , de vos de réunions, d’ateliers de présentation et même lors de conférences
Le Fish Bowl vous permet de redonner aux participants le pouvoir de choisir l’orientation de la présentation, et cela change beaucoup de choses!

C’est se donner aux participants en se mettant à leur service, à leur écoute en se positionnant au centre d’un double cercle créé par les participants !

La problématique :

Comme beaucoup de managers, vous êtes amené à mettre en place des réunions, des formations, voir des conférences, et cela cause à beaucoup de managers du stress , voir une panique face à ces actions à mener !
La peur de ne pas maîtriser son auditoire, de ne pas arriver à capter l’attention, de se perdre en chemin, sont communes et peuvent perdurer même après de longues années de pratiques !
Nous sommes tous passés par ce stade, et si vous restez bloqués sur ce point, cet article tombe à pic

Pour poser cette technique regardez cette petite vidéo qui résume bien la méthode…. J’y reviens ensuite en détails

Dans quelles situation mettre en place une réunion Fish Bowl ?

La réunion Fish Bowl est tout à fait opportune lorsque vous voulez mettre en place une réflexion sur des questions ou sur des enjeux dans le but de les approfondir ou de les l’explorer en profondeur !
En vous appuyant sur des échanges forts au travers d’une discussion ouverte, libre et avant tout non dirigée.

Elle est adaptée et adaptable à un grand nombre d’activités telles que des ateliers de travail, des réunions portant sur l’organisation les conférences et les assemblées privées ou publiques.

Ces réunion Fish Bowl sont très productives car elles s’appuient sur la capacité de tout groupe à structurer des discutions par eux-mêmes !
Plus un groupe se sent impliqué plus il se structure, d’écoute, enrichit le débat….
En fait l’animateur devient un relais, une source de motivation, il relance la discussion, incite à argumenter, reformule, et transmet la parole !

Les + de la réunion Fish Bowl

• La réunion Fish Bowl vous engage dans des discussions franchement transparentes
• La réunion Fish Bowl crée des échanges très dynamiques et d’une rare efficacité.
• Vous en tant qu’animateur devez prendre moins de place et jouer la discrétion, tel un observateur qui peut de temps à autre recadrer les débats, mais jamais les débatteurs
• Il vous permet enfin de transférer en douceur la responsabilité de la qualité des échanges aux participantes et participants, ce qu’ils feront avec beaucoup d’appétence … Pour une fois qu’ils leur est proposé et permis d’être plus acteurs que spectateurs !
• Elle abouti souvent à de nombreuses idées, qui au fil de votre réunion Fish Bowl se clarifieront et permettront rapidement de trouver des consensus….
• Ce qui est parfait, vous travaillez en équipes, les équipiers et équipières proposent, sélectionnent et au final se fédèrent autour d’idées, de solutions, que vous auriez peut-être eu plus de difficultés à faire intégrer et accepter !
• Tout le monde sort satisfait des réunions Fish Bowl, car même si tout n’est pas réglé, tranché, ou même si certains n’y trouvent pas tout ce qu’ils voulaient, ils ont un sentiment de partage et jamais de s’être fait manipulé ou embarqué dans des décisions qu’ils ne comprennent pas !

Les règles de bases pour une réunion Fish Bowl réussie :

• PC et Smartphones en mode ✈ ou encore mieux dans une panière à l’entrée de la salle ( c’est plus engageant de déposer ses ustensiles tuent la réunion que de les garder dans sa poche ….😈)
• Poser un grand thème, ou une question qui parle à votre auditoire et qui stimulera les conversations
• Eviter les sujets volontairement polémiques
• N’ayez aucune crainte à poser des sujets graves ou stratégiques, même et surtout s’ils présentent un caractère anxiogène et des solutions urgentes !
• une salle de réunion, ni trop petite, ni trop grande, en fait adaptée au nombre de personnes invitées ( prenez soin de bien choisir ce lieu, il créera ou pas une ambiance propice aux débats, et c’est avant tout une question de respect et de savoir vivre !👀 )
  • Climatisée , calme et claire ( éviter les aéroports, gares, et hôtels en travaux SVP 🙂 )
  • Fermant pour isoler le groupe ( prévoir une pancarte : NE DÉRANGER SOUS AUCUN PRÉTEXTE… sauf guerre nucléaire, victoire d’un Français à Roland Garros, ou entré au monastère de Donald Trump… je vous laisse adapter à votre sauce 😈 )
  • si elles est trop petite les deux cercles se confondront, et cela nuira au débats
  • Trop grande, les participants les moins à l’aise risque d’avoir l’envie de s’éloigner du premier cercle
  • Trop grande encore, elle éloignera les participant des feuilles mises sur les murs
  • Des chaises confortables et en parfait état, une participant
• De quoi coucher sur papier les idées
  • De grandes feuilles de papiers épinglées sur les murs de la salle de réunion
  • Des blocs de post-it de différentes couleurs et assez grandes
  • Un bloc note et un crayon bille par participant ( + autres au cas ou )
  • Des marqueurs de couleurs
• Organiser la salle :
  • 5 chaises ( confortables ! ) au centre de la salle de réunion Fish Bowl ( si le groupe est vraiment grand vous pouvez pousser à 8 chaises au premier cercle, mais se sera plus délicat à driver )
    • Aucune pour l’animateur qui reste et 4+ 1 pour le premier cercle de discussion
  • les autres chaises ( aussi confortables) pour le reste des participants, formant un second cercle ( vous pouvez faire 3-4 cercles concentriques autour du premier cercle )
  • pensez à ce que les chaises soient très proches les unes des autres, cela facilite les échanges et diminue les discussions « parasites »

Le bon déroulement d’une réunion Fish Bowl

• Poser le timing et s’engager à le respecter en donnant des infos régulières sur celui-ci :
  • 60 à 90 minutes maximum
• 2 questions maximum à traiter par réunion Fish Bowl !
• Posez la première des deux questions ( 20/30 minutes)
• Inviter librement 4 personnes volontaires à vous rejoindre dans le 1er cercle, en laissant une chaise vide ( l’animateur ne s’y assoie pas ! )
• Donner aux groupes les règles de fonctionnement :
  • La première question sera posée uniquement aux 4 participants se situant dans le 1er cercle, qui devront durant 3-5 minutes être les seuls à débattre
  • Ensuite si un participant désire intervenir il devra se lever , aller s’asseoir et participer avec les 4 premières
  • Alors un des 4 premiers participants au 1er cercle se lèvera et ira prendre sa place dans le second cercle
  • tout participant, mais surtout ceux des cercles extérieurs sont inviter à prendre beaucoup de notes, ceux des participants du premier cercles doivent eux être dans le verbe, dans la discussion, pas dans la prise de notes…. Sauf pour noter des idées sur les feuilles posées aux murs !
• Discutions
  • il est important d’inviter les participants du 1er cercle à discuter librement , à bâton rompu, comme nous le faisons tous lors de discutions entre amis, en famille…
  • Pas de formalisme , çà doit couler, enchaîner, s’animer…
  • Aucune intervention de votre part sauf pour recentrer le débat sur la question posée
  • Soyez discret, presque invisible
  • Ne donnez pas votre avis
  • Ne jugez surtout pas
  • Reformulez
  • Demandez des arguments
• Posez la seconde question ( 20/30 minutes)
• Incitez d’autres personnes à prendre place au centre du cercle, pour permettre une plus grande diversité
• le moment de la synthèse
  • Prenez le temps de récolter les post-it et les feuilles accrochées au mur
  • Demandez à toutes les personnes ayant étés dans le premier cercle de les classer, et d’en faire une première synthèse
  • Demandez aux personnes ayant étés dans le premier cercle , que chacune d’entre elle prenne à son compte une idée ayant fait son chemin durant la séance et demandez lui de la présenter au groupe dans son ensemble
    • Elle devra ensuite demander l’avis du second cercle et la validation de l’idée émise
    • et ainsi de suite avec chaque participant
  • Soyez le « scribe » de la réunion Fish Bowl et notez tout ce qui est validé sur une grande feuille vierge portant le titre : NOS IDÉES FORTES
  • scannez ou photographier cette grande feuille pour l’envoyer par email
• Les pièges d’une réunion Fish Bowl
  • Devenir acteur de cette réunion, parler, intervenir, discuter ou pire critiquer et remettre en cause
  • Ne pas conserver assez de temps à la synthèse ce qui frustrera les intervenants et risque de leur laissez une impression de flou ou d’incohérence !

Voila vous en savez un peu plus sur les Fish Bowl , testez-les et apprenez à les maîtriser elles sont redoutablement efficaces !

Aujourd’hui je vous propose cet excellent ouvrage :
Animer des réunions de créativité: Pour des séances 100% réussies !
de Yaël Gabison