Vous vous désespérez d’arriver à rendre cette réunion hebdomadaire attractive, constructive et motivante !

Et bien, c’est normal, et vous n’êtes pas le seul, car on estime de 72 à 82% des réunions sont perçues comme…. inutiles, voir démotivantes !
La réunion hebdomadaire n’y échappe pas car, en plus d’être une réunion, elle est récurrente et dans 95% des cas positionnée aux mêmes horaires, le même jour de la semaine !
C’est pourtant une réunion extrêmement intéressante pour autant que vous puissiez lui donner toute sa force !

En 30 ans de management, je pense être passé par quasiment tous les types de réunions hebdomadaires, et le moins que l’on puisse dire c’est qu’un grand nombre d’entre elles ne sont qu’une perte de temps !
La volonté de bien faire est chez tous les managers qui animent et organisent ces réunions hebdomadaires, mais dans bien des cas ils ne prennent pas assez de recul quand aux impératifs que ces petites réunions imposent, pour en faire des réunions à succès !

Pour avancer vers nos objectifs et nos buts, nous savons depuis longtemps qu’il est impératif de séquencer nos objectifs et nos actions
Pour cela il est intéressant voir impératif de mettre en place des points de discutions annuels, trimestriel, mensuel et bien entendu hebdomadaire !
La réunion hebdomadaire, doit avant tout être courte, concise et permettre à chacun et chacune de savoir où il en est, pour ensuite ajuster le tir

!

Étymologie :

• Action de rapprocher, de réunir des parties qui avaient été divisées, désunies, isolées, ou résultat de cette action.
• Entente, réconciliation
• Réunir par union

Donc, mais vous savez déjà, une réunion ce peut être un formidable moment de travail, épanouissant et stimulant, ou d’un ennui et d’une efficacité totale !

Pourquoi une réunion hebdomadaire ?

Le temps passe vite, et chaque semaine écoulée, peut-être soit une avancée vers l’aboutissement de nos objectifs, soit un frein, et parfois même un retour en arrière !

Le temps, est une des rares chose que l’on ne peut acheter quelque soit notre fortune, que l’on ne peut stopper, et qui avance au même rythme pour tout le monde ( même si Einstein a su prouvé, qu’il peut être différents dans des circonstances précises…. bien loin de notre sujet de ce jour)

La réunion hebdomadaire est souvent un piège et n’apporte rien parce qu’elle n’est pas posée sur les bonnes bases, et qu’elle n’utilise pas les bon outils !

Le risque pour le manager que vous êtes est que cette réunion hebdomadaire soit l’occasion de discuter de tout sauf de ce qui est essentiel à l’avancée de vos projets!
Combien ais-je vu en plus de 30 ans d’expérience , des réunions hebdomadaires, bâclées, totalement hors sujets, pire encore, avec des absents récurrents !
Tout deviens alors prétexte à ne plus y assister, et dans ce domaine la créativité de chacun peut-être redoutable !

Prenez garde à ne pas devenir, le seul à être concerné par vos réunions hebdomadaires !
Si vous n’y apportez pas un certain soin, vous vivrez de grands moments de solitudes et vous serez encore plus fragilisés lorsque votre N+1 demandera d’y participer…. 😒

La RÉUNIONITE vous guette alors, et sachez en plus que c’est un mal très FRANÇAIS !
Car nous Français, avons une culture latine, qui nous fait penser, contrairement aux Anglo-saxons, que les discutailleries peuvent faire avancer les choses, alors qu’au contraire elles les ralentissent !

De plus en plus de grands groupes Anglo-saxons et de start-up bannissent les réunions longues et pesantes, pour les remplacer par des réunions « stand-up » courtes et précises !
Se tenant debout, en très petit comité, les réunions sont plus productives, mais pas seulement parce qu’elles se font debout, NON? parce qu’elles sont préparées de manières chirurgicales !

Un article complet sera consacré à ces « stand-up meeting, très en vogues !

Il est donc primordial de faire de cette réunion hebdomadaire un vrai point de rencontre efficient et motivant !

Pour cela j’utilise une méthode simple mais performante :

Qu’est-Ce Que PoP Et Pourquoi Faire ?

Trois petites lettres pour des réunions hebdomadaires de qualité !

C’est un outil simple en 3 phases qui vous permettra et vous obligera à vous poser les bonnes questions pour mettre en place votre réunion hebdomadaire et la faire vivre !

Cliquez ici pour télécharger le PDF PoP

PoP Qu’es-ce Donc ?

Pourquoi-Objectifs-Participants 

Les bonnes questions apportent toujours de vraies réponses !

Pourquoi cette réunion ?

• Quel jour choisir ?
  • Cela reste au final, un choix d’entreprise, mais par expérience de dirait :
  • Lundi ?
    • Je serai pour parce que, ce sera alors le « starter » de la semaine, et cette réunion hebdomadaire pourra alors donner le ton de la semaine !
    • Je serai contre parce que ,ce peut-être parfois un peu tôt , et cela pourrait mettre une pression malsaine – Il peut s’avérer parfois compliquer de lancer, les équipes, collecter et vérifier les chiffres ..
  • Mardi ?
    • Je serai pour parce que , nous sommes toujours en début de semaine, celle-ci est lancées, et les esprits sont alors plus ouverts à des débats et analyses, de plus les chiffres auront pu être collectés et vérifiés, ce qui évite toute perte de temps à ce sujet
    • Je serai contre parce que , peu préparée elle peu avorter faute de participants, ayant prétexté des RDV impératifs ! Dans certaines structures d’équipes nomades, cela risque aussi de casser le rythme de la semaine, à conserver uniquement pour des sédentaires
  • Mercredi ?
    • Je serai pour dans le cas de réunions traitant de points purement opérationnelles, les équipes de productions sont lancées et logiquement en pleine production, ce qui laisse au manager le temps de traiter une réunion, pour autant qu’elle soit vraiment axée sur la résolution des problèmes dont il pourrait être directement impacté.
    • Je serai contre parce que ce peut être une journée où des parents ( hommes ou femmes ) seront absents du fait d’obligations familiales bien légitimes !
  • Jeudi ou vendredi
    • Je serai contre parce qu’il y aura toujours des urgences à traiter ce qui minera même la meilleur des réunions, et les absences totalement justifiées seront de mises. A déconseiller bien évidement pour des personnels nomades – Le vendredi étant souvent un jour propice à poser des RTT, ce qui est ici encore des plus légitimes. Les RTT servent à faire de beaux et long WE …
  • A vous de trouver, le meilleur jour, et n’hésitez pas à faire des essais, mais s’il vous plaît acceptez de vous tromper et soyez assez proactif pour demander régulièrement ce qu’en pensent les membres de cette réunion hebdomadaire… imposée
    
• Quelle durée ?
  • Encore une question intéressante qui influencera beaucoup la valeur perçue et réelle de votre réunion hebdomadaire et de toute réunion..
  • Avec mon expériences, cette réunion hebdomadaire ne devrait pas durer plus de 45″ , voir une heure avec la pause café !
    Comme évoqué plus haut, faire assez court , permet d’agir de suite après la réunion !
  • La durée est un élément à travailler avec précision, trop longue et l’on risque de perdre son temps ou de s’ennuyer , et trop courte et l’on aura tendance à survoler les sujets, et à ne pas avancer.. Attention aussi aux réunions, qui mobilisent beaucoup de monde autour de sujets qui n’intéressent que le responsable de la dite réunion… Cela arrive si souvent
• Quels horaires ?
  • Le plus tôt possible est le mieux ! Ici encore, il n’y a pas de règles gravées dans le marbre, ni dans autre chose non plus…Mais du dialogue et du bon sens
  • Je préfère le tout début de matinée, et j’ai pour habitude que l’on apporte des chocolatines à tour de rôle + un café, cela donne une bonne ambiance (pour les puristes des fruits conviennent aussi 🤣 ! ) , et permet de démarrer vite et bien !
  • J’ai eu la chance de faire des réunions hebdomadaire 45″ avant l’ouverture des bureaux! Que du bonheur et quelle ambiance ! Tout le monde frais et dispos, aucune intervention extérieure, aucune urgence !!!! Franchement si vous pouvez, essayez le un ou deux mois… Vous serez étonnés, mais attention il vous faut le consentement franc et ferme de vos collègues ! Certains pouvant légitimement avoir des obligations qu’il faut respecter !
  • Je suis allergique aux réunion de milieu, pire de fin de matinée, c’est improductif, et les taux d’absentéisme justifiés… ou pas sont impressionnants ! A bannir !
  • Certains sont tenté par le créneau 11h00 / 12h00 pour glisser sur le repas, pour ma part j’y suis opposé :
    • perte de dynamisme à ces heures là
    • déjeuner ensemble c’est excellent pour la cohésion d’équipe, alors déjeunons ensemble, mais pas juste après une réunion hebdomadaire, c’est du gâchis et pire vous risquer la présence dans votre réunion hebdomadaire des personnes peu ou pas intéressées, mais désirant déjeuner, et c’est franchement pénible !
  • Quand cela est possible, j’aime assez que cette réunion commence 10 à 15 minutes avant l’arrivée des autres personnels, cela donne une bonne image à cette réunion, qui est parfois méprisée des autres personnes n’y participant pas, c’est assez étonnant mais réel . Alors en étant sur le point les premiers ça donne de la valeur aux managers impliqués !
  • Commencer tôt laisse aussi à toutes et tous le loisir de continuer sa journée sans que celle-ci ne soit trop entamée !
  • On sait aussi que plus on fait des actions tôt le matin, plus nous sommes disposé à les faire, car avec le temps notre volonté s’épuise au fil de la journée
  • Ce qui est vrai pour les managers, l’est donc aussi pour les collaborateurs, à qui il sera plus aisé de demander une action le matin, consécutive à cette réunion hebdomadaire, que dans l’après-midi ! Nous sommes ainsi fait, alors adoptons des modes de fonctionnement en harmonies avec nos biorythmes !
• Quel contenu ?
  • Là se situe aussi un des piliers de la réussite ou pas de vos réunions hebdomadaires !
  • Les règles sont pourtant simples et si faciles à mettre en oeuvre, pour autant qu’on les connaissent et que l’on s’oblige à les respecter ! :

1. Participants
   • Pour ma part, je trouve qu’au delà de 5-6 collaborateurs ces réunions hebdomadaires perdent de leur intensités car elles ne font que survoler trop de problématiques, ce qui frustrera les personnes ayant eu peu ou pas la parole,et dont les sujets seront éludés, faute de temps !
   • Je ne suis pas non plus grand fan des réunions hebdomadaires avec la présence du BOSS, pas qu’il puisse y être inutile, mais plus parce qu’ils prennent souvent beaucoup de place, en ayant une approche trop stratégique, trop moyen long terme, ce qui freine le dynamisme de la réunion, on peut aussi craindre des réticences à étaler les problèmes face à son boss, surtout si ce dernier est très … disons caractériel, ou à l’inverse paternaliste !
   • Trop de participants et vous risquez fortement de rendre la réunion hebdomadaire plus longue que prévue , plus floue, plus fouillis; voir fourre-tout !
   • 100% encadrement ? Difficile à répondre, ce qui compte c’est que les sujets soient clairs et que les intervenants soient décisionnaires ou compétents à la résolution des problématiques, et/ou à l’interprétation juste des chiffres et données de la semaine précédente !
2. Ordre du jour
   • Précis et concentré : jamais plus de deux sujets nouveaux par réunion
     1. Faits marquants de la S-1 : 5-10 minutes max
     2. Présentation des données et stats N-1 : 5-10 minutes
     3. Point sur les engagements pris S-1 en volumes : 5-10 minutes
     4. Point sur la levée des éléments bloquants 10-15 minutes
     5. Mise à jours des objectifs de la semaine 10 minutes max
   • Chiffres et Statistiques
     • Attention danger, le risque est fort, que cela devienne la foire d’empoigne si vous ne possédez pas des stats acceptées de tous et donnant des tendances réalistes et vérifiées!
     • épurez au maximum tout ce qui est chiffre pour ne garder que ce qui PEUT et DOIT vous amener à pouvoir travailler sur de l’hyper court terme
     • Avant de lancer vos réunions hebdomadaires, faites le tour des services et mettez en place des stats et chiffres, vraiment utiles et compris de tous , et surtout incontestables.
     • Prenez vraiment du temps pour déterminer ce qui est intéressant de savoir, ajoutez y des courbes de tendances, je suis assez fan des moyennes mobiles qui donnent de vraies tendances !
3. Et ensuite …
   • Aucune réunion hebdomadaire, ne doit commencer sans chiffres ni se finir sans engagements pour la semaine qui débute, éviter de travailler sur des sujets longs termes, ce n’est pas le but de cette réunion… faites des réunions de projets, projet par projet avec uniquement les personnes concernées.
   • Un rapport de réunion hebdomadaire : doit être fait dés 14h00 + diffusion ciblée dans la foulée
     • 1 ligne sur les faits marquants S-1
       • nouveaux clients
       • infos stratégiques sur la concurrence
       • démarrage d’une nouvelle machine, usine, service
       • entrée d’un nouveau collaborateur…..
     • 1 ligne par service présent et par catégorie de chiffres et stats S-1
       • un chiffre = un commentaire d’une phrase maxi
       • 1 ligne par engagements S-1 : barrer les points résolus ( très visuel ) + un mot de félicitation ou de remerciement, des personnes y auront investi du temps et de l’énergie, c’est important de le souligner et de le remarquer !
     • 1 ligne par engagements pour S encours, pour chaque participant
     • 1 ligne sur l’ambiance générale dans l’entreprise

En résumé :

• Posez les choses , prenez le temps de préparer et d’ajuster au fil du temps cette réunion qui bien menée est très productive à tous les niveaux
• Sachez bien ce que vous voulez et devez en tirer , sinon arrêtez et reprenez quand vous serez prêts !
• Impliquez les participants de vos réunions hebdomadaire dans la constructions de celles-ci
• Soyez exigeants, rigoureux et réguliers, et vous réussirez !

Savoir communiquer pour réussir ses réunions de Frachon Carol et Michel Barreau