Technique de management : 

réussissez votre réunion de présentation à vous équipes

Bonjour, les managers éthiques en action !

Dans ce nouvel article, je vais vous expliquer comment mettre en oeuvre avec succès cette technique de management éthique :

Aujourd’hui nous parlerons de:

votre réunion de présentation à vos équipes

Pourquoi devriez-vous mettre en pratique cette technique dans votre management quotidien ?

Félicitations  ! Vous venez de rentrer dans vos nouvelles fonctions de Directeur Commercial

Après avoir fait le tour des différents services avec le Boss, pour vous présenter, il est temps de vous

introduire auprès de vos équipes/collaborateurs !

Donc, certainement comme pour tous, gros coup de pression, car vous le savez aussi bien que moi, le premier contact influencera

durablement l’opinion et les relations que vous allez développer avec vos collaborateurs !

il m’est donc primordial de vous aider pour que vous réussissiez votre réunion de présentation  à vos équipes

Cette réunion, doit être préparée avec pour vous, un timing , des attentes et des objectifs clairs dans votre esprit !

Difficultés rencontrées :

• C’est votre premier poste de manager  :
  • Forcément vous n’avez pas d’expérience et vous vous demandez comment faire une bonne réunion de présentation à vos équipes
  • Vous savez que cette réunion est importante et vous stressez
  • Vous savez que le Boss y sera et qu’il se fera une première opinion de votre capacité à manager vos équipes
  • Vous imaginez qu’un ou plusieurs perturbateurs vont vous tester
  • Vous ne connaissez pas encore les « us et coutumes » de l’entreprise
  • quel Dress Code adopter ?
  • Par quoi commencer ma réunion ?
  • Expliquer ou pas ma promotion et comment ?
  • Qui inviter à cette réunion ?
  • Durée de cette réunion ?
  • Etc.
• Vous avez êtes déjà un manager aguerri : 
  • Certains des points évoqués ci-dessus restent valables mais vous avez déjà un peu ou beaucoup de bouteille et connaissez des astuces pour vous en sortir !
  • Cependant… l’expérience c’est bien, mais c’est avant tout une somme de satisfactions et de frustrations !
  • Donc au final vous n’êtes pas si loin des craintes d’un jeune manager, et vous devez encore mieux préparer votre intervention, car en tant que professionnel reconnu vous êtes encore plus attendu au tournant !
  • Comment bien parler des mes expériences précédentes?
  • Que dire des causes de mon dernier départ ?
• A tous
  • Comment bien découvrir mes collaborateurs ?
  • Comment poser d’emblée les bases d’un management éthique?
• Votre prédécesseur !
  • Quelle attitude avoir vis à vis de mon prédécesseur ?
  • Quelles étaient les relations entre les équipes et mon prédécesseur ?
    • Bonnes : vos équipes attendent de vous au moins aussi bien
    • Mauvaises : attention ce peut être une situation piège, car elles vous demanderons de résoudre TOUS leurs problèmes !
  • Comment gérer les promesses et acquis faites par mon prédécesseur ?
  • Comment gérer la crainte que vous ayez été briefé par le prédécesseur, surtout pour ceux en conflits avec lui ?

Mes outils proposés :

• N’attendez pas pour faire cette réunion avec la TOTALITE de

  

  vos collaborateurs ! J’ai pour habitude de demander au boss qu’il m’introduise lors de cette première réunion de présentation aux équipes, puis qu’il nous laisse SEULS !

• Je ne suis pas trop partisan d’étendre les participants au delà des équipes que l’on a à diriger, cela peut faire trop de personnes à gérer et diluer l’intérêt de cette réunion.
• Objectifs :
  • Faire connaissance et ouvrir le dialogue avec les équipes
  • Être capable de faire un diagnostic des forces et faiblesses de l’entreprise et des équipes
  • Se positionner en tant que Manager Ethique
• 3 passages à ne pas manquer et pour cela il faudra les préparer :
  • Qui vous êtes :
    • Dans la vie personnelle – d’où vous venez et votre parcours pro –
    • Pour qu’ils puissent ensuite venir vous rencontrer en ayant une vue d’ensemble de qui vous êtes
    • C’est important car cela pose déjà une partie de votre personnalité, et comme nous le verrons dans un article sur les modes de conversation (DISC) , chacun n’a pas la même manière d’aborder les choses selon sont caractère et son vécu dans l’entreprise .
  • leur expliquer se qui se passera dans le mois à venir
    • Les rencontrer individuellement pour mieux les connaître
    • Apprendre à travailler ensemble dans leur entreprise
    • Comprendre et évaluer le niveau de fonctionnement et de compétences des équipes
  • Planifier la date et l’objet de la PROCHAINE réunion
    • Objectif : lancer des objectifs pour les équipes suite aux rencontres individuelles précédemment organisées
    • Montrer que l’on se met vite au travail, pour rassurer ceux que tout changement inquiète ou démotive…Et ils sont légions !
    •  Affirmer votre champ d’action rapidement pour ne pas laisser de doutes sur votre mission au sein des équipes
  • La préparation est essentielle 
    • Vous devez bien vous préparer et pour cela il vous faut d’abord revenir un peu sur vous même et être capable de bien identifier et clarifier ces questions qui sont essentielles :
      • Quelles sont vos valeurs et comment les faire vivre dans votre équipe ?
      • Qu’est-ce qui vous à motivé à signer pour ce poste ?
      • Pourquoi voulez-vous instaurer un management éthique ?
      • Quel mode de communication adopterez-vous ?
      • Quels sont vos objectifs à court, moyen terme ?
      • Quelles questions et de quel type poser ?
        • Ouvertes : Elles ouvrent au dialogue et permettent à chacun d’exprimer avec leurs mots ce qu’ils pensent et ressentent – Attention à alterner avec les questions fermées, sinon c’est un peu l’interrogatoire !!
        • Fermées : réponses par OUI ou NON, voir peut-être. Elles ont pour but de confirmer des réponses proposées par les question ouvertes, elles servent aussi à diriger une conversation vers là où vous voulez aller.
    • Les supports de votre réunion
      • IMPERATIFS :
        • ZERO fautes de frappes et d’orthographe
        • Reprendre le modèle de PPT de l’entreprise ( demander au service marketing de vous donner un modèle vierge)
      • Les Power Point : à déconseiller si utilisés à 100%, car cela peut endormir votre auditoire et donner l’impression que vous êtes mal à l’aise.
      • Papier : bonne idée ! En complément d’un Power Point léger, vous apportez du contenu que vos collaborateurs pourrons relire et intégrer, ça laisse une trace ! Et certains sont plus visuels qu’auditifs
      • Paperboard : indispensable pour écrire et synthétiser les idées, remarques, attentes … Mais n’en faites pas 10 pages, une ou deux maxi, sinon vous ne synthétiserez pas ! De plus vous pourrez prendre une photo qui complétera parfaitement le compte rendu
      • Vidéo : saufs cas précis liés purement à votre profession, je déconseille, car cela peut donner un air pompeux et votre auditoire risque de ne pas apprécier.
      • On risque TOUJOURS de perde le contact en utilisant les divers supports, l’objectif est de faire parler, pour écouter, comprendre et synthétiser, pas pour leur apprendre quoi que se soit sur leur business. C’est beaucoup trop tôt et impossible à réaliser correctement. Vous ne les connaissez pas !

Mise en pratique :

• Positionner votre réunion
  • Les participants
    • Uniquement les collaborateurs sous ma direction
      • Interdiction à qui que se soit d’être absent, bien valider avant la date optimale la plus proche et avec l’appuis du Boss s’il le faut
  • Des objectifs
    • clairs et précis :
      • A L’ENTAMME DE LA REUNION REDONNEZ LE THEME
      • Je me présente, vous m’expliquez votre entreprise et votre job, et je VOUS ECOUTE  !
    • peu d’items, privilégier la discuction
  • horaires d’ouverture et de fermeture de la réunion
    • maximum 120 minutes ( je conseille le mode « POMODORO »  25/30 minutes de travail > 5 minutes de pause > 25/30 minutes de travail > 5 minutes de pause , pensez à la fin de chaque heure de faire une pause de 10 minutes au lieu de 5 minutes
  • Ordre du jour
    • léger et très ouvert
    • je ne peux que vous conseiller d’inviter les équipes à déjeuner pour continuer le dialogue dans un cadre facilitant la décontraction et la convivialité ( ici encore fixer les horaires )
  • Indiquer les règles
    • respect absolu des horaires ( c’est aussi un test pour vous et le fait de glisser sur un déjeuner peut vous aider)
    • pas de portables ou PC allumés
  • Préparer votre présentation personnelle
    • 1 page PPT pour le privé
    • 1 page PPT pour votre expérience
  • Préparer votre découverte des équipes
    • avant la réunion, bien avoir accès à leur dossier, CV, et prendre le temps de lire les EIA si l’entreprise en fait
    • discutez avec les autres responsables de services de l’état d’esprit et de leurs relations avec les équipes MAIS pas des collaborateurs individuellement !
• Préparer le lieu
  • Une salle claire – penser à bien la ventiler avant la réunion – Pas trop de chauffage 16/17° – de l’eau – du café sur une table à part ( pour les pauses) – des fruits ( pas de friandises) – plus de chaises que de necessaires – une table en U cela permet de se déplacer facilement et de se rapprocher des interlocuteurs.
  • Un vidéo projecteur que vous aurez testé deux jours avant , et 30 minutes avant le début de la réunion
  • du papier + 1 crayon par personne + 2 en rab
  • des cartons permettant à chacun de mettre son prénom
  • Un Paperboard avec des feuilles vierges + feutres
  • Feutres pour tableau blanc
• Dress Code et attitude
  • Soyez avant tout soigné, et dans l’esprit qui vous anime au quotidien. Quelque soit votre style :
    • vêtements propres et biens repassés
    • coupe de cheveux fraiche
    • des chaussures propres et cirées si doivent l’être !
  • Vous avez êtes recruté pour ce que vous êtes, alors restez vous-même !

Quelques petits conseils encore :

COMMENCEZ TOUTE REUNION PAR UN GRAND BONJOUR ENTHOUSIATE EN REMERCIANTCHACUN DE SA PRESENCE

Et fermez vous même la porte de la salle de réunion

• Faites une RAZ ( remise à zéro) de ce que vous avez vu ailleurs, pour vous laissez l’opportunité de comprendre sans aprioris la situation et les attentes de vos collaborateurs. C’est assez difficile à faire, mais mettez vous un « pense-bête » papier, ou dans le script de votre power point.
• METTEZ LE PIED SUR LE FREIN & IL EST URGENT D’ATTENDRE & D’OBSERVER 
• Essayez rapidement de vous approprier l’histoire de vos services et de votre entreprise, vous y trouverez la source de leurs réussites, et les causes des échecs.
• Positionnez vous d’emblée ( et toujours ) comme un manager qui écoute et observe !
• Soyez naturel, et n’essayez pas de surjouer votre rôle ou votre position !
• Mieux vaut-être un peu maladroit et de bonne volonté , que parfaitement à l’aise et de mauvaise foi ou menteur .
• Restez totalement honnête et ouvert, sur vous , vos échecs et vos réussites

Enfin les pièges à éviter :

• • Ne pas écouter et observer votre environnent
  • Chercher l’appuis du BOSS

( il doit être vous laisser seul avec vos troupes)

• Vous enflammez pas sur des visions à trop long terme, c’est inapproprié et cela peut faire peur, rester sur du cour et moyen terme… Travaillez d’abord bien le court terme.
• Un discours fleuve, avec de grandes envolées, laissez cela à nos hommes politiques, qui ne le font… que devant un public qui leur est acquis !
• Les citations à profusions ( une en début de réunion et une en fin … maximum)
• Vouloir d’embler mettre en place des modes de fonctionnements inconnus de vos collaborateurs, cela les effraiera, parlez-en en terme de gains futurs. Vous aurez dans le temps les occasions pour en  expliquer les tenants et aboutissants.
• Ne pas rester humble , modeste et discret est une belle manière de ne pas respecter vos collaborateurs . Ce que vous avez fait de bien , vos collaborateurs le sauront vite par les réseaux sociaux !
• Parlez de vos échecs, peut-être mais ne les niez pas, soyez honnêtes et circonstanciés, et précisez que LON NE PEUT REVENIR SUR LE PASSE, et que vous avez beaucoup appris de ses déconvenues.
• Vous présenter jamais comme le SAUVEUR ou celui qui veut tout révolutionner, c’est une marque de non respect
• Survaloriser les bonnes choses, et amplifier pas ce qui ne va pas, soyez avant tout objectif en vous basant sur des faits, et des chiffres, ce n’est pas encore le moment d’aller plus loin!
• Evitez absolument toute référence à vos précédentes entreprises pour valoriser ce qu’il s’y faisait de bien, c’est toujours mal perçu par les équipes que vous dirigez désormais . S’est totalement inapproprié car aucune entreprise ne se ressemble vraiment. En plus ne comptez pas à ce que vos collaborateurs y croient et encore moins l’applique ! Vous risquez à coup sûr le  : »bah pourquoi êtes-vous parti de ce paradis ! » L’important n’est pas le lieu, l’important c’est le fond des choses, valorisez ce que vous avez vu et mis en oeuvre, pas où vous l’avez expérimenté. L’essentiel en tout c’est l’idée, l’inspiration, la valeur que cela apporte, le reste c’est du folklore !

Pour finir :

• Votre réunion de présentation sera un succès si vous pouvez dire que :
  • Vous êtes celui qui à le moins parlé
  • Vous êtes celui qui à le plus posé de questions
  • Vous êtes celui qui à écouté
  • Vous êtes celui qui a synthétisé
  • Vous êtes celui qui à su comprendre l’histoire de l’entreprise
  • Vous êtes capable de vous rappeler des prénoms des participants
  • Vous êtes capable de dire qui est moteur, qui est frein et qui est suiveur
  • Vous êtes capable de savoir qui seront vos soutiens dans l’équipe

NE PAS ONMMETRE DE CONCLURE LA REUNION EN DONNAT LA DATE D’ENVOIE DU CPMTRE RENDU DE REUNION ET FAISANT UN TOUR DE TABLEPOUR FAIRE EXPRIMER LES RESSENTIS.

PENSEZ A REMERCIER TOUT LE MONDE !

A vous de jouer !

Je vous invite à regarder ces deux vidéos pour illustrer mon article !

Bonus :

Faites donc, à la maison tranquillement, votre réunion en mode simulation et pourquoi pas en vous filmant ! Vous y trouverez tous les petits défauts à corriger ! Les longueurs, les redits, les oublis.. et vous serez encore plus à l’aise le jour venu ! 

 

Et rappelez vous toujours  : 

LISEZ-LISEZ & LISEZ encore

 Je ne saurai finir un article sans vous avoir proposé un livre de ma bibliothèque. Les 5 clés pour réussir ses premiers pas de manager 

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Franck Augry

Le manager éthique rend le management accessible à tous

 

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