feuilles de frais Ah !! les feuilles de frais  !!! Que me disent les feuilles de frais de mon équipe ?

Bonjour, les managers éthiques !

Comme de coutume, une petite chanson pour illustrer cet article !

« Georges Brassens – La mauvais herbe»

 Dans toute entreprise qui se respecte, la comptabilité vient régulièrement vers vous pour se poser avec vous des questions existentielles sur l’utilité de telle dépense relevée dans les feuilles de frais de vos équipes.

De nombreuses et tenaces légendes laissent à penser que les frais des commerciaux sont des dépenses inutiles et que l’on se doit de les réduire ! Et qu’il faut donc surveiller à la loupe les feuilles de frais. D’autant que la direction générale demande régulièrement à ce que tous les services (sauf le commerce) fassent des économies de fonctionnement.

Le sujet n’est pas ici de juger de la pertinence des dépenses, faites dans un esprit raisonnable, mais de comprendre ce que nous expriment ces feuilles de frais que nous signons, souvent sans regarder le détail chaque mois.

L’être humain n’a cessé d’évoluer car il s’est adapté continuellement à son environnement et aux contraintes que l’on a pu lui imposer.

Donc nos équipes étant constituées encore d’homo sapiens, en constante évolution, dans un monde qui en plus leur apporte encore plus de solutions aux problèmes qu’on leur pose (merci internet, Wikipédia,Google,youtube…). Et comme ils ont des contraintes, ils trouvent et d’échangent volontiers comment les contourner ! Rien de bien méchant, mais quoi qu’il faille vérifier qu’il n’y a ni abus ni triche. On estime celons des sources le surcoût pour une entreprise serait de 700€/an par des notes de frais bidonnées, d’ailleurs l’inspection des finances, regardent directement vos frais lors d’un contrôle fiscal, donc ce n’est pas un hasard.

« La fraude sur les feuilles de frais a un réel impact sur les comptes des sociétés. Pour le mesurer, Captio, société éditrice d’un logiciel de gestion des feuilles de frais liés aux voyages d’affaires, a analysé sur l’année 2016 un échantillon de 1.879.669 de feuilles de frais de déplacements professionnels recueillies auprès de 130 entreprises, correspondant à près de 10.000 employés en déplacement. Il en ressort qu’au total, sur l’ensemble des entreprises analysées, le coût de la fraude s’élève à 6.990.473,31 euros, soit une moyenne de 53.772,87 euros annuels par entreprise. Le coût moyen de la fraude par employé s’élève, quant à lui, à 699,47 euros par an. »

Il existe des logiciels automatisés pour établir les feuilles de frais , des cartes carburants avec Km à chaque pleins, des cartes affaires pour payer ses dépenses sur ses feuilles de frais , mais qu’on le veuille ou non, ne pas prendre le temps de les regarder dans le temps, pas au coup par coup est une occasion manquée de comprendre vos équipes.

Oui comprendre, car c’est en les comprenant, en détectant une dérive, que l’on maintien des équipes soudées et performantes, pas en les fliquant bêtement.

Sachez qu’un commercial qui fraude, triche, en fait souvent la publicité à ses collègues, une astuce en valant une autre et qu’ils sauront toujours s’ils le veulent tricher plus ou moins ! Alors en manager éthique sachons regarder, comprendre et écouter ce que nous disent ces feuilles de frais et ce que l’on doit en tirer.

Attention, cela ne veut pas dire, que l’on ferme ne serait-ce qu’un seul œil sur toute dérive ou triche, non cela doit être recadré avec le collaborateur sans attendre. On ne doit jamais laisser passer cela, mais prendre du recul et en parler ouvertement avec le collaborateur.

regardez cette vidéo sur YouTube TedX avec Richard Branson ! édifiante !

https://youtu.be/F2dFiK3wkRA

Alors comment s’y prendre pour analyser les frais de mon équipe et que cela soit productif ?

1. Faire une moyenne sur les sommes totales des 12,6,3 derniers mois glissants
2. Faire une moyenne sur les Km effectués des 12,6,3 derniers mois glissants
3. Mettre en parallèle les ventes sur les 12,6,3 derniers mois glissants
4. Mettre en parallèle les rendez-vous prospects sur les 12,6,3 derniers mois glissants

Une fois cela réalisé, regarder les distorsions, en prenant soin d’éliminer les mois non complets tels que décembre et août, voir Janvier.

L’important et de ressentir s’il y a une dérive vers le bas, moins de Km et votre commercial reste peut-être plus souvent à la maison, moins de repas d’affaire et l’envie n’est peut-être plus présente, plus de carburant et moins de Km : la faudra se voir !

En fait quand un commercial ne va pas bien, il fait soit énormément de km pour rentrer chez lui le soir, soit peu de km car il reste plus souvent chez lui au lieu de tourner sur tout le secteur.

Les km sont un bon indicateur, il peuvent aussi mettre en évidence un commercial qui fait de la visite en grand nombres, sans les préparer et se disperse beaucoup et finalement il passe le temps.

Regarder aussi s’il mange loin de chez lui, j’ai vu des commerciaux manger dans le village voisin le midi et rentrer ensuite à la maison.

Allez bonnes lectures à vous tous, dans un prochain article je parlerai de la manière d’analyser les déplacements de vos équipes !

Tout cela n’a pas pour but de faire une quelconque chasse à l’homme, mais de pouvoir intervenir, et aider un collaborateur en difficulté. Plus qu’ailleurs peut-être et encore je n’en suis absolument pas certain, le commercial terrain étant lâché souvent seul dans la nature peut avoir de grands moments de solitudes dus à son travail mais encore plus souvent venant de sa vie familiale.

En tant que manager éthique, c’est un devoir d’utiliser des indicateurs, qui nous permettent de mieux ressentir ce qui se passe vraiment dans la vie de nos collaborateurs, pas question non plus d’intervenir dans la vie privée, mais si le problème vient de là , d’être au moins assez présent pour le soutenir, comme on soutiendrait un ami.

Trop de collaborateurs sont perdus dans les entreprises parce que leur N+1 n’a pas vu que la détresse s’était installée ! Le gâchis est énorme, bien sûr pour le collaborateur, qui en plus d’être sous pression dans sa vie privée risque de perdre en plus son job !  Quel gâchis pour l’entreprise de voir dépérir un bon élément ou un élément prometteur, tout cela parce que l’on ne voudrait surtout pas jouer les assistantes sociales au travail !

Combien de « burn-out »pourrait , ou plutôt devrions nous nous efforcer d’éviter en remettant l’humain au centre de l’entreprise !On prend dans certaines entreprise souvent plus soin des plantes vertes que des employés, si l’on faisait le détail des coûts et des pertes de productivités, certains managers auraient certainement des comptes à rendre à leurs actionnaires.

Plus une entreprise aime ses employés plus ses employés l’aiment

Cette citation de Richard Branson devrait être apprise par cœur par tous les PDG-DG-RH de la planète ! Ils en seraient les premiers récompensés !

Petit exercice :

Créez vos propres tableaux excel de suivi des fiches de frais et envoyez les mois j’en ferait une compilation avec mon himble avis, et je les publierai, avec votre aval,pour que vous puissiez tous y trouver le vôtre !

Franck, le manager éthique.

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