Qui n’a jamais eu à préparer dans l’urgence une réunion de crise ?

Bonjour, les managers éthiques !

Comme de coutume, une petite chanson pour illustrer cet article !

« Georges Brassens – Mourir Pour Des Idées»

Votre PDG vient de débarquer dans votre bureau, brandissant une liasse de statistiques et avec son air des grands jours ! Vous l’avez compris à sa façon d’ouvrir la porte de votre bureau, ça va pas, mais pas du tout ! Une réunion de crise s’annonce donc!

En effet les chiffres sont bien en dessous de vos prévisions et votre Boss veut, ce qui est légitime, comprendre et avoir un plan d’action immédiat, efficace, percutant, innovant, audacieux etc.…

D’autant qu’aux derniers CODIR (COmité de DIRection) vous sembliez confiant vous rappelle t’il ! Il exige donc la mise en place d’une réunion de crise avec vos équipes commerciales et administration des ventes ! Il y participera et vous demande un ordre du jour digne de ce nom dans la journée, qu’il puisse y ajouter les points qu’il veut aborder.

La réputation de « killer » du boss n’est plus à faire, depuis dix ans il a sut montrer qu’il savait trancher dans le vif et dans les effectifs !

Il vous faudra donc bien préparer et organiser cette réunion de crise !

Soyez dés cet instant certain, que la nouvelle de la mise en place d’une réunion de crise va fusée dans l’entreprise et dans vos équipes sur le terrain à la vitesse de la lumière !

Je ne peux à ce stade que vous conseiller d’adapter votre communication en jouant franc jeux et en étant particulièrement attentif à ce qui, et ce qui doit être dit. Dire la vérité est le meilleur des investissements dans cette période tendue.

Donc branle-bas de combat il faut de toute urgence, tout arrêter et préparer cette réunion de crise.

C’est vrai que personne n’aime gérer une crise, mais c’est souvent une excellente occasion que l’entreprise apprend à s’adapter, à capter de nouvelles opportunités, à grandir en fait.

Jean Monnet, grand économiste des années 30, disait :

« Les hommes n’acceptent le changement que dans la nécessité et ils ne voient la nécessité que dans la crise ».

(Je vous conseille à cette occasion la lecture de deux livres très intéressants sur cet homme et sur l’économie de cette époque) Jean Monnet. 1888-1979 de Eric Roussel  et L’Europe de Jean Monnet de Marc Joly  

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Gardez enfin à l’esprit trois règles de bases qui permettent très souvent de sortir, tous la tête haute d’une période de crise

• – Règle N°1 : réunion de crise : Je garde mon calme et je le montre !
• C’est LA règle de base, comme dans une tempête il faut que le capitaine soit sur le pont pour guider le navire, et pour ceux qui font de la voile, vous savez que dans un gros coup de vent, on y voit plus rien et encore moins notre destination.
• Cela rassurera vos équipes et votre patron, en prenant de la hauteur et du recul, vous assoirez aussi votre management d’autant qu’il sera teinté d’éthique et vous verrez que l’éthique en période de crise est un atout majeur pour vous et vos équipes.
• Enfin pour cette première règle veuillez à être encore plus irréprochable qu’à l’accoutumée .Diantre soyez le premier à monter au front, à retrousser vos manches et allez au charbon, avec vos équipes !
• Communiquez vrai, s’il a des points à ne pas évoquer, ou alors en comités restreintes, gardez les mais ne dites surtout pas tout et son contraire, dans cette période vous allez être écouté et analysés par TOUTES et TOUS, toute fausse information sera dévastatrice, elle ruinera vote crédibilité et toute la force que vous pourriez mettre dans les actions de sortie de crise.
• Privilégiez un management encore plus humain et attentif, avant l’activité et les résultats, en veillant à chaque instant à être digne du titre de manager éthique. Nous en avons souvent parlé, les entreprises à travers le monde qui réussissent et obtiennent des résultats exceptionnels y arrivent en ayant une vision éthique de leurs relation avec l’ensemble de leurs collaborateurs.
• Soyez modeste et n’hésitez pas à prendre votre part de responsabilité, vos équipes vous en seront reconnaissantes.
• Si ce n’est pas le cas, n’est-ce pas une belle opportunité qui vous est offerte de passer au management éthique !

– Règle N°2 : réunion de crise  :Je fixe immédiatement un nouveau CAP

Attention DANGER, n’allez surtout pas après une longue réflexion dans votre bureau sortir un plan miracle sans avoir consulté personne .

Alors vous prenez votre agenda et vous planifiez au moins trois réunions successives et rapprochées (comptez 2-3 heures max), et un point avec le boss.

1. Avec le Boss pour recadrer les minimas qu’il exige et le timing

– Lui montrez que vous avez pris la mesure des enjeux

– Le faire participer aux réflexions

– Evaluer les degrés d’urgences et d’importances

2. Je travaille ma réunion de crise  avec l’administration des ventes

• Ce service connait bien les clients, demandez lui de vous faire un feedback des derniers mois, il sera une source d’informations fiables et souvent plus objectives sur les raisons des mauvais chiffres.
• Ce service est aussi plus au fait des disfonctionnements internes et en période de crise, un des impératifs est de remettre les procédures en marche ou de les créer si elles sont absentes.
• Enfin, ayant des contacts avec les équipes de ventes au quotidien, ce service sera un excellent relais de votre enthousiasme et votre certitude dans les solutions que vous aurez échafaudées pour sortir de la crise.

3. réunion de crise  : Je gère avec mes équipes commerciales

• Important de faire les choses dans l’ordre pour ne pas risquer d’avoir des informations qui peuvent polluer votre vision de la situation et des solutions à mettre en place
• Il faut aussi bien penser à donner aux équipes des moyens de comprendre la situation, pour qu’ils soient aussi forces de propositions, plus ils comprennent plus ils vous aideront !
• J’axe ma demande sur les opportunités que l’équipe peut sentir, et je laisse de côté le passé, pour l’instant.
• L’objectif est de redonner un élan, sur une situation qu’ils auront rapidement senti venir ces derniers temps, et pour laquelle les plus aguerris sont à la fois impatients de connaitre les propositions de sorties de crises, et dubitatifs qu’on n’ait pas vu le coup venir…
• Vous vous mettez donc en position de recevoir des critiques, justifiées ou non, auxquelles je ne peux que vous conseiller de ne pas répondre de front, mais d’en saisir l’occasion pour que la personne laisse exprimer ses idées, et les besoins de ses clients.
• Un dernier point important, martelez que vos clients ne doivent pas subir cette crise, et qu’il est totalement interdit de parler de ces points en dehors de l’entreprise.

4. réunion de crise plénière pour présenter et lancer les plans d’actions

• Présence du Boss qui doit absolument allez dans votre sens
• Présence de tous les cadres même s’ils ne doivent pas intervenir dans le plan, ils doivent savoir ET comprendre.
• Présenter un plan en quelques slides, pas de grande messe
• Soyez précis sur les causes de cette situation et sur les axes de travail que vous aurez en équipes détectés
• Parlez d’opportunités en ayant à l’esprit que votre ton et votre enthousiasme sont les clés de la mise en place et en action de ce plan.
• Montrez ce que sera devenu l’entreprise après se plan, et appuyez vous sur des phrases entendues de vos collègues durant les réunions de préparation
• Laissez enfin le dernier mot à votre Boss !

Règle N°3 : réunion de crise : je m’assure de la solidarité entre les différents services

• Avec vos trois précédentes réunions, vous avez pu brosser un état des lieux et commencer à élaborer votre stratégie de sortie de crise.
• Il faut maintenant mettre en marche les forces vives de l’entreprise et ce en même temps, dans le même rythme et le plus vite possible, à savoir maintenant !
• Il faut allez à l’essentiel : une vision long terme et des actions court terme

1. Bien valider avec chaque service ce qu’il doit faire et s’il en a les moyens.
2. Avoir un engagement de tous et en premier lieu du Boss.
3. Figer cela dans un plan d’action partagé de tous les cadres, avec des étages en fonction des niveaux de responsabilités.
4. Enfin est c’est essentiel, une date de lancement et une date de fin, avec des étapes bien identifiées qui serviront aussi à valoriser les petites victoires que vous aurez sans aucun doute.

En fait tout va rapidement dépendre de la façon dont vous allez appréhendez que de ce que vous vivez et appelez crise, dans le moment présent, ayez la force de prendre du recul et de dédramatiser la situation. Appuyez vous d’abord des chiffres, ils sont certes souvent brutaux mais ils sont dénués de sentiments. L’important est définir un nouvel objectif et plan d’action. Pour pouvoir rapidement et efficacement envisager une sortie de crise le plus important est d’avoir un objectif et pour se tracez vous un plan de bataille. L’avenir se joue au travers des choix que nous faisons, des attitudes que nous avons. La sortie de crise dépend plus de notre travail que de décisions externes à notre environnement. Demandez-vous rapidement en quoi cette crise peut-elle devenir une opportunité ? Comment vos équipes et l’entreprise peut-elle progresser en exploitant au mieux cette situation. Et surtout qu’elle attitude dois-je avoir vis) vis de mes collaborateurs et aussi de mes clients, qui sauront rapidement que c’est une période critique pour son fournisseur et se posera immédiatement des questions, auxquelles je vous conseille aussi de préparer des stratégies de réponses, et ce, le plus vite possible

Allez bonnes réunion de crise ou pas , à vous toutes et tous, dans un prochain article je parlerai de la manière de gérer les fortes têtes de vos équipes !

Franck, le manager éthique.

 

Franck Augry